社員研修や、経営者、担当者との接点の中で良くうかがう課題についてですが
層別して集約してみるとある一定の法則が見えてきます。
これは私自身が経験した内容からの考察なのであしからず
「何か課題はありますか」と聞いた場合
初見のお客さまとある程度の関係が出来た方では大きな違いが出てきます。
それほど関係が出来ていない初見さんは「本気の相談」はしません
表面的な事は言えても、本当の「深層部分の課題」はある程度の信頼関係は必要です。
そんな所から見た中小企業者の課題についてです。
課題についての相談をいただく中
大きく４つ位に層別分類できます。
- 意識の問題
- 情報共有の問題
- 制度整備の問題
- 人の問題
・意識で有れば
仕事に対する意識、モチベーション、対人関係、社内雰囲気
・情報共有で有れば
指示連絡の不徹底、言った言わない、場所の問題、報連相をしない、共有が無い
・制度整備で有れば
ルールが無いから同じミスやトラブル発生、マニュアルが無いから属人化
書類不整備、教育制度が無い
・人の問題で有れば
人員不足、残業が多い、定着率が悪い
こんな感じですがあなたに会社ではいかがですか？
「意識の問題」「人の問題」はこちらで書いてあるのでご覧下さい。
ここでは「情報共有」と「制度整備」の課題に対しての考察を行います。
先ずは結論から「グループウエア」導入で解決できます
グループウエアは社内組織の情報共有と制度整備課題に対して対応できる手段です。
ここで一つアドバイスとしては
先にグループウエア導入を目的として、これらの課題に向かうと
意外に失敗します。（手段の目的化になります)
今回は課題からの解決方法の手段としてのグループウエアです
ここが大きく違う所を意識して下さい。
先ずは課題からです。
情報共有の課題で何が困るのか？
・指示不徹底によりミスやトラブルが発生
・同じミスやトラブルで機会損失発生
・工場と事務所が離れているために連絡遅れ
制度整備の課題で何が困るのか？
・指導マニュアルが無く指導工数が多い
・トラブル対応ルールが無く、同じトラブルを重ねる
この対応策にIT化の力は必要ですが、その前にやる事があります。
手段としてのIT化はその次のステップです。
情報共有の課題
そもそも何の情報を共有すべきか？あんに何でも情報を共有したり
日報や報連相を強要してもダメです、本当に必要な最低限の内容を
5W1Hでシンプルの伝えるためのフォーマットを決めます。
逆に言うと、これだけは絶対に伝えるべき内容に絞ります。
制度整備の課題
伝えるべき内容を伝えるため（守らない場合の約束事項も）のルールを作ります。
作業マニュアルで有れば、スマホを定点カメラ化して作業風景を撮りためるだけでも良いでしょう
この辺の内容がある程度まとまった段階でIT化の手段に入ります。
その際の導入システムが「グループウエア」です。
情報共有のルールで決まった内容を、システムに入力して関係者共有します。
その際のルールも明文化してグループウエア内の掲示板で共有します。
作業マニュアル（動画）などもグループウエア内で共有して社内で見られる環境を揃えます。
いかがですか？
机上の論理ではありますが、手段と目的が明確になり
IT化の導入の方向が描けていませんか？
これで有れば、グループウエアの導入に関してもスムーズに進むと思います。
そうです、何度でも言いますが
- PCは職場でのOAインフラ
- MS -OfficeはPCツールのインフラ
- グループウエアは情報共有のインフラ
になります。
そのように考えると「グループウエア」は
中小企業の課題の６割位はグループウエア導入で解決出来そう
に紐付け出来ませんか？
このようなストーリーで導入出来れば間違いなく費用対効果は高いと思います♪