前回は、課題認識を短絡的に考えると違う方向に進みますについてでした
今回は課題認識のスキルアップに関して考察します。

あくまでも一般論として聞いて下さい
「忙しくて人手が足らないので増員して下さい」
これは一見間違っていない課題要求ですが

実はこの前にやらなくてはいけない事が山のようにあります
そこを見過ごしての単なる「要求」だと
自身にブーメランになりますよと言うお話です。

先ずは忙しい自身を振り返り分析(業務分解)してみて下さい
*多くの方がここを面倒と感じてスルーしてしまいます

そもそも論で恐縮ですが
例えばあなたが明日から何か重要な案件で1週間休まなければならない場合
会社は止まりますか?なんやかんやでどうにか動きますか
この辺からも考えたいですね。

基本に立ち返り

  • そもそもその仕事は本当に必要ですか、無くすと誰が困りますか?
  • 1日、1週間の仕事内容を分類し把握していますか?
  • コア業務、ノンコア業務に整理出来ていますか?
  • 業務マニュアルは整理されていますか?
  • 業務に優先順位はついていますか?

先ずは自身の仕事を客観的に振り返って見て下さい。
そうしてもし社内でISO標準を取得している会社で有れば職務分掌を確認してみて下さい。

やってほしい事

  • 過去に囚われて不要な仕事(その仕事は誰のため、なんのため)目的を再認識
  • コア業務とノンコア業務に分類してノンコア業務はITの力を借りて自動化出来ませんか?業務の細分化

1番の近道
職場メンバーにも同様の分析をしてもらいます。
上記内容まで整理ができたら

短期でも良いので事務派遣を数ヶ月希望してみましょう。
自身はコア業務に専念して、ノンコア業務を事務派遣の方にお願いして
その際に教えた内容(ノートに取った内容)をマニュアル化(文書化)していただきます。
こんなに単純ではないでしょうが………答えは見えて来ませんか?

ここまで準備が整えば、後は比較的簡単です。

  • 社員を増員しても良いでしょう(マニュアル、作業分類出来ているので)
  • 自身のムダな仕事も整理出来たかもです

ここからが本当の勝負です。

次のステージは「コア業務」「属人化業務」
これって小さな社内で考えると大きな悩みですが
これを広く他社も見てみると同様の課題になるかもです

ITツールに委ねましょう
この辺の解決策は既に多くの先人が擦り倒しています
「まちの総務」にご相談下さい

以上のように課題認識をする場合はこんな目線で進めるべきです
たまに「自分の仕事を取られたくない」と言う特殊人種もいますが
優しく鎧を外してあげて下さい。第三者を活用するのも手です

このようなアドバイスを社員教育などを通じてお話させていただいています。
課題認識を短絡的に考えると違う方向に進みますよ
と言うお話でした

ご相談お待ちしています。

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