中小企業でのデジタル化課題は騒がれておりますが
中小企業では人員、予算の関係で「ひとり情シス」に頼らざる得ない状況
そんな多くの現場を見て来た経験と自身の経験から
シリーズ企画として「ひとり情シスを救いたい」と題して
関係者へのアドバイスや応援内容を言語化してみます。
前回は備えあれば憂いなし「トラブルで騒ぐ前に事前対策にコストをかけましょう」として動いているうちに動きましょう。として解説しました。
データを集める癖と使いこなす術を学びましょう
少しデジタル寄りの話題になって来ましたが「ビッグデータ」の活用についてのお話です。
デジタル化やPCが増えたおかげで、取得データの量がアナログの時代から見ると格段に進化して
大きなボリュームになって来ています。
そんな中で、２つの提言とご提案になります。
- 本質的なデータ取得が進み、ムダなデータ取得とキチンと差別化されているか？
- 取得したデータを分析したりビッグデータとして活用しているか？
本質的なデータ取得が進み、ムダなデータ取得とキチンと差別化されているか？
デジタル化の恩恵でデータを残す事が簡単になり大量のバックアップや保管データも増えていると
思います。ISO国際標準に則り数年間の文書保存や税務データなどの保管義務など
紙の情報から、データサーバーなどに大量の文書など、もう何がなんだかひっちゃかめっちゃかな
状況かと思います。そうなると、そこからデータ活用など理想系ですが数年前のデータなどどこに
何があるか？担当でも自身でもわからない状況になっているかと思います。
それは何故か？
・データを何故取っておかねばならないのかキチンと理解していない
・データを保管するルールを作って無く作りっぱなし、置きっ放し状態
実際問題、この文章保管を規定に従い本気でやろうとすると、専門部署が必要なレベルです。
前職ではこの管理部門にいた事もあります。
何を残すか何を残さないかをしっかり定義して管理しないと、結局は単なるゴミデータとして
2次活用出来ない保管だけが目的としたものになる危険がございます。
・取得したデータを分析したりビッグデータとして活用しているか？
大切な二つ目ですが「データ活用」です。これは私が知る限りで多くの企業で出来ていない状況です。
データを貯める事は出来ました。ではこの集まったビッグデータは活用されていますか？
先ずは自社に返って自問自答して見て下さい。「分析活用していますか？」
多くの担当や経営者にお聞きしますと「出来ていません」と言われます。
「何故ですか？」と尋ねると「忙しく過去データを分析する暇がない」と口を揃えて言われます。
これは特に中小企業では顕著では無いですか？
しかし本音の部分では「時間が無いから出来ない」のでは無く
「分析する技術が無いから出来ない」が事実に様です。
確かにデータ分析に関しては「データアナリスト分野」で高度な技術や統計的手法なども必要に
なって来ます。
この経験も無い所に「データ分析しましょう」は少し酷なのかも知れません。
欧米などのテックメーカーはこれらビッグデータを分析してビジネス活用をしており
データの重要性を理解しております。
しかしながら、データをためる事が目的になりためたデータを活用する必要性を理解していない場合
かなり厳しい状況になる（なっている状況も理解していない）可能性が高いです。
ビッグデータの価値や活用方法に関してはここでは語り尽くせませんが
簡単な事例を
会社にてデジタル機器を使いこなしていると、日々様々なトラブルが発生するものです。
「電源が入らない」「データが消えちゃった」「プリント出来ない」…
その度に「情シス担当」にHelpが入り対応していませんか？しかしその都度対応してしまうので
「誰からのどんな問合せで何をどの様にどの位の時間で…」こんな情報は残していないですよね。
軽微な内容なのでドキュメントに残すのも面倒…こんな感じかと思います。
ケーススタディとして考えて見て下さい。
これが月に数回であれば良いですが、日に何度も、担当も自身の業務で忙しい中
「Helpなので仕方なく対応」この数が減る事なく増えるだけで担当は結構ストレスです。
上長は内容も把握していないので「なんだか忙しそう」で他人事、しかも減らないサポート
これが重なるとどんな人間関係や職場環境になりますか？
これは上司、情シス担当のどちらに原因があると思われますか？
ここで重要なのはどんな軽微でも一手間かけての「データ化」が必要になります。
簡単なExcel台帳でOKです。
このデータで何が出来るか？
・対応状況が把握できるので、上長も管理しやすい内容になります。
・トラブル発生内容を重要度ABCランク付けで、全て情シス担当が対応せずにマニュアルなどで対応可能
・重要トラブルも共有化出来て、今後の対応策を関係者で協議出来る
その他諸々にも活用出来ますが、先ずは一手間を惜しまない事で今後のアクション方法が変わって
来るという事例です。
まあそれでも、運用が得意な方は管理が苦手（面倒）なのでこの辺は後手後手ですが
生産管理システムなどでも同様で過去データを分析する事で、事象の予測や効率化も可能です。
「時間が無い」を理由にせずに「宝の山（データ）を何か活かせないか」こんな発想に
切り替えて見ませんか？
好き嫌いはあろうかと思いますが、ハマると結構楽しいです。
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