中々足並みが揃いません、出納資料の押印課題や保管方法。
過去からの前例主義と言うのもあり、少しお堅い企業ではまだ旧態依然のまま進んでいます。

例をあげますと
企業間の見積書や請求書などの書類、ほとんどがPCで作っていると思います。
一部、システム化や手書きと言う猛者もいますが。
電子で作った書類をわざわざ印刷して、ご丁寧に押印して
郵送又は直に持参して渡している現状。

この行為に何も疑問を感じないか?
はたまた改善要求しても相手や自社内に難攻不落の壁があるのか?

担当者の言い分も理解は出来ます。(本当は出来ませんが…)
・領収書は紙の保管を義務付けられている(税務処理上)
・印影なきモノは正式文書では無い(謎の社内ルール)
・画像印影付きPDFはあくまでも確認用

この辺の事から「紙管理(押印)」が廃止出来ない原因です。
究極の対策は全部電子決済(Amazonなどは既に解決済み)
Amazonなどに正式な印鑑を要求している猛者はいないはずです。

先ずはそもそも論から「押印は必要なのか?」

これは既に回答は出ています。
原則不要です(原則と言う事は無くて良い…無い方が良い)

そうなるとWord、Excelのまま送付しても良いのか?
ここは改竄リスクがあり可変出来ないPDFなどが良い。
※そもそもPDF、紙なら改竄出来ないと言う思考もおかしいが

受け取った側
何やらここが事を厄介にしている根源です。
電子帳簿保存法と言うお堅い制度があり事をややこしくしています。
・2022年までは紙保存が基本である一定条件で電子保管を許す
・2022年以降、ルール改定で電子保管が基本、暫定で紙保管の許す

よーし、良い制度ですね。今後は紙保管では無く
メールで送った電子出納情報をそのまま保管すれば良いのですね。

……と思いきや、まだ訳のわからない制度が残っています。
電子保存の場合は「タイムスタンプ」が示してある事?
なんじゃそれ、そのままのPDFで送ってPDFのまま保存じゃいけないの?

ここがこの精度の闇です。(なんだか裏の利権がちらつきます)
理由としてはタイムスタンプを付ける事で原版と発行日を担保して改竄リスクを無くすそうです。

エッ?どんだけの人(輩)が改竄しているの?
まあこれが全てのトラウマになっているのでしょう。

電子帳簿保存法(でんしちょうぼほぞんほう)は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法、法人税法その他の国税に関する法律の特例を定める日本の法律である。正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成10年法律第25号)」である。

Wikipedia

タイムスタンプとは?
ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。

総務省HPより

このタイムスタンプと言う行為、表面的には改竄していないための認証になるため安全と言うものですが。
その資料を作成する段階で改竄して有れば改竄文書自体にタイムスタンプを付加する事も可能です。
後から改竄出来ないと言うだけのモノです。

そもそも論として「紙の保存」なら改竄リスクは無いと言う思い込み自体が根本原因で
これにより事を複雑にかつ面倒にしています。

これらの「紙、タイムスタンプ付き電子領収書」などは申告の際には必要なモノでは無く
何か問題があった際の確認用で税務調査時(ある確率時)に必要とされている保管書類になります。

今回の内容では、細かい制度まで(どこまでの細かい文書管理が必要か?)までは言及出来ていませんが
もしかしたらルールを再度見直す事でユーザーの方が過剰判断もしている可能性もあります。

現段階で分かっている事は
・請求書や領収書には印影(押印)は不要
・請求書、領収書はPDF等でも問題なし
⇨受領側がその文書を紙保管する場合は受け取り側が印刷を行い紙保管とする。

でも、古いお堅い企業では担当者自体が前例主義で変えたがらないので
お国側の大臣クラスから不要と言っていただきたい内容ですね。

また、電子帳簿保存法自体のタイムスタンプも無駄な行為と皆で気付けば
新たな制度改定で無くなる可能性に期待したいですね。

-PR-



Sponsored Link