お仕事を進める中で、重要とは思いながらも軽く見られる業務のトップ3は
この辺について、現場での経験も活かして書き示して見ます。
前回は「マニュアル作成の極意」としてまとめました。
絶対に必要な要素ですので先ずは先にご覧ください。
議事録作成の極意
今回の内容は議事録作成の極意になります。
先ずは議事録に関しての定義や目的に関してChatGPTに教えてもらいます。
議事録は、会議や会合で行われた議題や議論、決定事項などを記録した文書です。通常は会議の開始時間や
ChatGPTによる回答
場所、出席者のリスト、議題の項目、議論の要点、決定事項、次回の会議の日時などが含まれます。
これらの情報は、後で参照するために重要です。
それでは議事録に関して、それぞれの担当はどのような意識がありますか？
- お仕事としては重要だが軽く見られている
- 比較的若手や新人が経験のために作成担当している
- 議事録作成が面倒、数時間かけて書いている
- 国会答弁にように一語一句残している
以上のような感覚や意識は無いですか？
重要で必要とは認識されていますが「面倒な雑務」と認識もされておりませんか？
前回の「マニュアル作成の雛形」と同様に議事録にも雛形は存在します
「議事録 雛形」でググって見てください、色々な種類が活用出来ると思います。
が…重要なのは雛形ではありません。
会議に臨む意識付けになります。
ここからは私個人の主観部分になりますが
何らかの参考になるとは思いますので実践して見てください。
議事録作成の極意
- 議事録は会議主催者が責任を持って書くべし
- 会議前（案内時）に議案内容をきちんと明示（提示）すべし
- 事前の議案内容に沿って、会議中のコメントや決定事項をメモすべし
※PCにて会議中に会議メモが入力出来ればベスト - 会議内容とメモ詳細を記載しながらプロジェクターなどで共有すべし
- PCで作成した内容及び詳細メモに開催日、出席者、次回の宿題を追加して議事録とすべし
私自身はこんな感じで進めています。（客先でのコンサル議事録など）
既にやっているよと言う方はスルーして下さい。
議事録作成に1時間以上かけるのはナンセンス
議事録作成に1時間以上かけている方は参考にして下さい。
事前にアジェンダを提示して、そのアジェンダに詳細項目を記載して
プラス付随情報を追加するだけで、15分位で議事録も完成させて
上長承認経て関係者配布する事で一気に時短が可能になります。
議事録の目的はあくまでも「後で参照するために重要」なのが議事録になります。
レコーダーを持ち込み発言の一語一句をレコーディングしたり
その内容を文字起こししたりするのが本質ではございません。
ましてやそれをAIに頼って文字おこしを合理化するのも見当違いです。
会議主催者は「会議前の段取り、会議、議事録共有、実行」までセット
議事録を雑務と考え、新人君や若手社員に任せるのは本来は愚の骨頂です。
議事録を面倒な雑務として捉えるのは、会議主催者の怠慢にもつながります。
会議主催者は「会議前の段取り、会議、議事録共有、実行」までセットで
全体最適化を目指しましょう。
