お仕事を進める中で、重要とは思いながらも軽く見られる業務のトップ3は
この辺について、現場での経験も活かして書き示して見ます。
上記のトップ3はお仕事を進める上では無くてはならないですが
どうしても「雑務」とか「雑仕事」としてメイン業務からは離されて
軽く見られている業務になります。
マニュアル作成：「時間が出来た時にやる」…結果「時間が出来たためしなし」
議事録作成：大事なお仕事で有っても若手が書くなどが常態化し
単に打合せの備忘録なのに数時間かけて作成すると言う儀式
日報：業務命令として上長指示などで日報作成してみても上長も忙しくて確認出来れず
いつしか形骸化
雑務として侮る事なかれ
こんな所で落ち着きます。
場合分けして「雑務として侮る事なかれ」について解説します。
企業の属人化防止と継承制としての「マニュアル作成」
先ずはマニュアル作成についてです、これは各社、各担当者に伺っても
「必要」と認識はするものの、後回しになりその結果出来ていないケースが多いです。
マニュアルが後回しになる理由
【うわべの理由】
・（担当者）時間のある時に作る
・（上長）作成指示はしているが忙しいを理由に進まない
【リアルな深層理由】
・現状はマニュアルがなくてもお仕事が回っている
・必要な時が限られている（担当が変わり時）
・作るのがめんどくさい
・メインのお仕事では無く評価されない
・仰々しいマニュアルが必要と過剰に感じている
・文書作成が苦手
どうですか？自身の胸に手を当てて見て下さい
これらは結構現場のリアルです、ISO取得企業などであれば一部は専任担当が作ったり
しますが限定的です。
各職場で聞き取りを行いますと100%と出来ていないと言っても過言ではありません。
（弊社でサポートしている企業情報より）
「では頑張って作りましょう♪」
と号令かけても「忙しいから」と言うパワーワードの下ではなす術がありません。
重要なポイントは3つあります。
- 上長がマニュアルの重要性を理解して仕事として位置付ける
- 担当はお仕事の一環として位置付ける
- 作り方マニュアル「簡易雛形」を準備して簡単作成のサポートを行う
上位の2つは、社内の意識の問題なので引き続きコンサルサポートの中でプッシュしていきます。
ここでは「マニュアルの簡易雛形」について解説していきます。
マニュアル作成方法簡易マニュアル化
何か、新人向けのような内容になりますが、実は結構大事な内容で
マニュアル作成経験のない方には「マニュアルをどうやって作るのかわからない」
こんな所からも躊躇してします事も多いようです。
その上に「文書作成が苦手、箇条書き苦手」このような方も大多数のようです。
なのでフォーマットを提示して、簡易説明で使える雛形について解説します。
みんな苦手なマニュアル作成、簡略化のポイント
・処理フロー作成：箇条書きで全体の流れを把握
・各フローの（5W1H）を簡潔に記載
・各フローのやり方を画像などを使い説明
※今回はExcelを使用してシートを有効活用したいと思います。
①処理フロー作成：箇条書きで全体の流れを把握
お仕事の全体的な流れ（処理フロー）を明確にします。
※ポイントはここでは詳細内容では無く、処理のフローチャートとして処理の流れを
明確にする内容に徹します。
お仕事のフローが明確になったら、フロー順にNo付けします。
先ずはこの画面が出来るだけで全体の流れが関係者で理解出来ます。
②各フローの（5W1H）を簡潔に記載
①でNoを付けた内容に沿って、Excelシートに展開していきます。
各シートにインプット情報、アウトプット情報、情報の入手先、渡し先を表形式にまとめます。
※表記内容を決めてフォーマット化する事をお勧めします。
内容的には5W1Hに沿って表記出来ればわかりやすいです。
③各フローのやり方を画像などを使い説明
②で作った各シート内に、各処理内容を元に、インプット、アウトプット情報の画像例添付し
各処理の詳細説明や注意事項を記載します。
※ここでのポイントは細かな詳細まで神経質になる必要はありません。
手段の糸口になる項目が列記されていればOKです。
内容としては以上になります。
先ずは第一弾として、簡易的でも良いので以上の内容をExcelで雛形化して
それぞれが作成する必要性を上長が中心になって啓蒙します。
重要なポイントとしては「簡易的」と表現していますが
マニュアルは最初から完璧を目指す必要はありません。
目的は属人化防止と継承制にありますので、先ずは解決の糸口としての機能で充分です。
マニュアルは成長させて行くものと理解して下さい。
実際にマニュアルを使う時が来た場合「担当が変わる時」「新人が入った時」など
本格的に利用する際にマニュアルを元に教えながら、教えられる側が不明点（不足点）を追記して下さい。
※この際に教わる方は手書きのメモでは無くて、直にExcelマニュアルに自信の言葉で記載して下さい。
以上のような運用で進める事で「成長するマニュアル」に進化していきます。
これらのマニュアルが揃って来たら、職場別、業務別に番号付け（ファイル名）管理を行い
共有ファイル上で皆が見られる場所に保存して下さい。
これで1歩も２歩も進むと思います。
格言です「雑務を極める、お仕事の基本は残すこと」です
是非実践して行きましょう。
