お客様から以下のような質問がありました。
「従業員（事務員）の時間管理が出来て無く非効率なので対応方法はありますか」
真剣な悩みと言うよりは日々のお仕事の進め方、指示の仕方がわからなく
どうしたら良いかの迷いのHelpの様子です。
もう少し突っ込んでお話を伺うと、忙しい事務職の中に
中途採用の方が入り、
・約半年経過したが人が増えて仕事の効率化が本当に進んだのか
・他の職員が楽になり新たな付加価値を産めているのか？
・人が増員しても業務量変わらずなのか？
このような漠然とした内容での相談でした。
これって中々表には出難い、どこの企業や事務所でも起こり得るあるあるの課題では無いですか？
そう言った意味で情報を共有してみなさんでも一緒に考えていきましょう。
先ずは内容を整理して見ます。
- 日々増えて行く業務（事務業務）に対応するために人員増強
- お仕事能力差があり、期待した内容レベルまで上がっていない
- 同じ仕事（タスク）でも苦手意識もあり対応時間がまちまち
- 残業が増えて労務費がかさむ
全員が同じレベルのスペシャリストでは無い中で、これは普通によくあるケースです
要は、仕事を与えられた方の問題（素養）もありそうですが
実は指示する方のタイムマネジメントが出来ていない所にも課題がありそうです。
タイムマネジメントは、個人または組織が日常の活動や仕事を計画し、効率的に実行するための方法と原則
ChatGPTによる回答
の体系です。これは、時間を有効に活用し、目標達成や生産性向上を支援します。主な要素には、目標の
設定、優先順位付け、スケジュール管理、タスク管理、時間の浪費の最小化、バランスの取り方などが
含まれます。タイムマネジメントを適切に行うことで、ストレスの軽減や達成感の向上、効率の向上など
が期待できます。
タイムマネジメントと言うと何か難しい感じで奥も深いですが
要はお仕事の可視化が出来て無く、頼む方も頼まれる方も業務量（タスク時間）が
曖昧になっているケースが多いようです。
「仕事をタスク分け」
対応例としましては「仕事をタスク分け」します。
タスク分けとは業務を細分化して、チーム業務であれば個人担当業務まで落とし込み明確化します。
- その細分化した業務の標準時間を示す（個人能力によって差が出ますが、先ずは平均時間と担当者の実力時間を明確化）
- 業務指示を行う場合、本人に依頼内容のおおよその完成時間をコミット
- そのコミット内容でお仕事の進捗を管理。全ての業務に当てはめられればベストですが、最初は数種類でOKです。
- 単一業務に対してコミットをするクセ付けをして行き、進捗具合を可視化します。
- 予定以上早ければ「頑張り評価」遅れた場合は「理由を明確化」
以上の積み上げが指示者と受け者の評価軸になりそうです。
今回は仕事内容の質には言及していませんが
「仕事量と進捗状況」と言うタイムマネジメントとしての可視化は可能です。
これにより一切の感情は抜きにして、コミットした内容で判断する
少しデジタルチックな考え方ですが、アナログ式よりも業務と割り切るとシンプルです。
このような「タイムマネジメント」を進めることで、残業内容も明確になり
指示内容の残業なのか？サービス残業なのかも判断が簡単になります。
これも含めてアナログだった進め方の見える化としてのデジタル化の第一歩
それを改善して良好な管理に進めていくことでDXになると信じています。
是非一考してみて下さい。
－ＰＲ－