顧客サポートの状況を共有しながらみんなでパッピーになりましょう。
事務系業務の改善案として全ての業種で参考になると思います。
特に士業系の業務は専門性や小規模や個人事業主も多いために
昔ながらの業務遂行から脱皮出来ずに不効率な業界と伺っています。
そんな業界にも何か参考になればと言い想いで五
「士業をDXハックする」をシリーズ第五弾です。
前回までは第四ステージとして
顧客ヒアリングシートを再設計して業務指示書まで進化させます。
でした、いよいよ応用編への入口にようやく入りました。
ここまで来れば、グループウエアのプロジェクト管理システムや
ガントチャートシステムの導入がスムーズです。
第五ステージ
- 業務タスクをプロジェクト管理ツールの横軸に設定
- 顧客業務を縦軸に設定して、個々の案件のタスク管理を行う
- タスク毎の進捗状況の見える化を実施
・業務タスクをプロジェクト管理ツールの横軸に設定
業務フローで明確にした業務タスクを個々の業務単位に位置付けて
プロジェクト管理ツールに横軸に設定します。
ここで言うプロジェクト管理ツールとは、様々なツールが販売されていますので
検索して見て下さい。
単独のプロジェクト管理ツールでも良いですし
グループウエア内のプロジェクト管理ツールを使用するのでも良いと思います。
お勧めはグループウエアで有ればメジャーなサイボウズ辺りが良いかと
・顧客業務を縦軸に設定して、個々の案件のタスク管理を行う
顧客業務（案件）を一つのプロジェクトと捉えます。
案件発生時に顧客情報を準備してプロジェクト開始です、横軸のタスクに沿って活動
各タスク内には何を？、誰が？が明確になっていますのでその進捗内容に従って
チーム内でマスを埋めて進捗して行く感じです。
・タスク毎の進捗状況の見える化を実施
リーダーはそのプロジェクト管理ツールの全体像を把握して遅れ具合や人員のバランスを考えます。
各担当は自身の担当タスクを見てお仕事の優先順位を決めながら進めます。
※出来るだけ同一タスクをまとめて進める事で思考の統一も出来ます。
これが業務単位のチームとしての可視化（見える化）になります。
まとめ
ここまで読んだ方なら理解していただけると思いますが。
今回の様な業務棚卸やフロー化、コアorノンコア分類は非常に重要です。
しかし、この手間や業務的に慣れていない方（面倒と思う方）が多いので
この大切な事前準備を怠り、一足飛びに「システム導入で解決」
と短絡的に考えてしまい、本来の仕組みを有効活用出来ずに
失敗するケースを多く見ております。
これは卵が先か鶏か議論ではなく
業務棚卸はシステム化以前の絶対にやるべき内容…
もっと言うと、この業務棚卸が出来ない職場にシステムを入れても宝の持腐れです。
多くの中小企業が宣伝文句に煽られて身の丈以上の失敗投資をしています。
このブログを見ていただける方だけでも一見遠回りでも失敗しないように願います。
「士業DX」シリーズ見直し
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