顧客サポートの状況を共有しながらみんなでパッピーになりましょう。
特に士業系の業務は専門性や小規模や個人事業主も多いために
昔ながらの業務遂行から脱皮出来ずに不効率な業界と伺っています。

そんな業界にも何か参考になればと言い想いで
「士業をDXハックする」のシリーズ第一段致

「ファイルをチームで活用」と言う意識で整理整頓していますか?

こんな問いかけからスタートです。
「既に完璧」と言う方は次のステージに進んで下さい。

この章の内容

  • チームとしてファイル共有と言う概念があるか
  • 共有ファイルのどこに何があるか?置き場所が管理されていますか?
  • 意外に出来ていない共有ファイルの保存先の体系化ハウツー編

チームとしてファイル共有と言う概念があるか

事務処理として各自PCは活用していても、共有ファイルの保存先が
統一(使いやすく探しやすく)されていますか?

実は多くの方々にこの部分の扱いに課題があるようです。

理由は簡単です
当初から大量のファイル文書(ExcelやWord)が有った訳で無く
その時期は共有の必要性も薄く個人管理で対応可能
いつしか業務増加や顧客拡大が起こり、チーム活動に移行するが
以前のファイル管理の延長のまま拡大し、業務の忙しさから
ファイル整理が後回しになり、ファイルが整理されぬまま資料が膨大に

結果、ファイルがどこに保存されているか?チーム内で共有されておらず
ファイル探しも業務非効率化の主原因になっています。

「ファイル整理すれば良いじゃん」

となりますが膨大に増えたファイル群の整理は並大抵ではありません。
ファイル整理(分類分け)には経験とセンスが必要です。
※ここが進まない第二の課題です。

ではどうするか?

ここがコンサルの第一ポイントです。

先ずは入口の設計は一番重要です。
入口が多いと最初から迷います、これは全職種一緒です。

参考例
1、共通ファイル
2、個人ファイル

その次の階層作りに入ります。
個人ファイルはメンバー間の個人管理としての
フォルダなので「個人名」でOKです。
*重要なポイント、共有を履き違えバックアップとして活用する方がいますが
これをメンバー全員が行うと、ファイル容量がどれだけあっても足りません。
バックアップは別の議論をして下さい。

共通ファイルの中のフォルダ作成イメージです。
この配下には基本、雛型(業務文書のフォーマット文書)と
それを利用して作成した顧客用ファイルに分けます。

ここから次が業務内容や業種によって変わってくるのですが
複数組織が有れば組織別、単一組織で複数の業務がある場合は
①業務単位のフォルダを作成。
※ここでは業務単位の説明をして行きます。
②業務単位のフォルダ作成の配下には業務フロー(タスク名称)を
順番にNoをつけたフォルダを作成
※Noは並び替え順番のために必要
③業務フロー別にフォルダ内に雛型文書を保存します。
④業務単位のフォルダの下に顧客フォルダを作成
③の雛型を使い顧客別に作成した資料を顧客フォルダ内に保存

この部分は非常に大切ですが
その準備として第三ステージの業務フローチャート(業務タスク)の
明確化が先になります。
業務単位と業務タスクが明確になれば、その内容に沿って
共有のフォルダを作成すれば良いだけです。

実際、この作成すれば良いだけ…がみなさん苦手です。
(ここが費用が生まれるコンサルの得意な分析内容になります)

先ずは第三階層(フォルダ構成)まで頑張って作成して下さい。
この基本構成が決まれば、その中に今まで乱雑に保存されていた
ファイルを順次移行(移動)するだけです。

ここは、アナログ管理からのデジタル管理への第一歩です。
乱雑な卓上のファイルを保管棚に整理したイメージになります。

これは基本の基ですので絶対に諦めないで実施して下さい。
これが出来ないと次のステップが出来ないか?効果が薄くなりますので。

-PR-



Sponsored Link