【kintone実践編】3つの機能を制して「見積書＆請求書」の作成連携

現場のリアルとして「kintone活用」のシステム開発の現場をシリーズとしてお伝えします。

「見積書＆請求書」と言えば、大手だけで無く中小企業、小規模含め
全ての事業者では作成している標準的な業務です。

多くはExcelやWordで作成して、印刷（時に押印）又はPDF化して
お客様へお渡ししています。
これは昭和時代から脈々と受け継がれて来た、俯瞰で見た時の共通業務です。

お客様からこんな問合せが
「見積書や請求書はシステム化出来ないの？」
「もちろん出来ます、逆に既にこの類は出尽くしております」

「何か専用のSaaSシステム導入が必要かなぁ」
「それもありますが、kintoneでサクッと作って運用しましょう」
「そうすれば自社内で応用も出来るので便利です」

アプリ作成と言うと何か敷居が高くなりますが
そこはノーコードアプリの実力「えっマジそんな簡単なの」って感じで
「kintone活用の実践」として

「kintone使えばこんな感じで出来ますよ」的に綴ってみます。
※簡単っと表現していますがそうは言っても基礎知識は必要です。

今回はkintoneの細かな使い方や詳細機能は省き
「kintoneを使えばではこんな事が出来ますよ」的な説明内容についてになります。

「見積書＆請求書」をイメージして下さい。
一般的には「提出先の企業」と提供する「製品（サービス）内容と金額」を
「見積書」を提示し、了承を得られれば「請求書」を発行する流れです。

「見積書＆請求書」をシステム化する場合には

①と②の情報を組み合わせて「見積書」を作り「請求書」に自動コピー出来て
各々の履歴が確認できる仕組み
ここまでを今回のシステム開発の範囲として見ます。

そこで活用する機能が

この3つを抑えると今回の「見積書＆請求書」システムは制したも同然です。

ルックアップとは、他のアプリに登録されている情報を参照してデータを取得（コピー）
することができる機能です。たとえば、お客様情報を何度も入力するのが大変なとき
すでに別アプリで顧客情報を管理していれば、そこから顧客情報をコピーして入力できます。

Excelで言うVlookup機能とイメージしてもらえると思います。
郵便番号を入力すると住所を表示出来る様なイメージです。

関連レコード一覧とは、レコード詳細画面に「条件に一致したレコード」を一覧表示できる機能。
ほかのアプリ、同じアプリのどちらのレコードも表示できます。たとえば、顧客データと案件デー
タを別々に管理している状態で、顧客に紐づく案件データをまとめて見たい場合などに便利です。

Excelだと月単位データはシートを分けて管理している様な内容をkintone上で一画面でレコードと
して管理可能です。

アプリアクションを利用すると、指定したアプリにレコードのデータを転記できます。たとえば、
注文管理アプリで毎回お客様の情報を手入力している場合、すでに別のアプリで管理している顧客
リストから転記する、といったことが可能です。

見積書情報を請求書情報にコピーするイメージです。
普通は複数レコードを含んだデータコピーは難しいです。

以上の3つの機能を使って
①2つのマスタ作成
「企業マスター」「製品マスター」の作成
②2つのアプリの作成
「見積書作成」「請求書作成（見積り内容のコピー）」
以上4つのアプリをkintone上に作成して連携します。

簡単な画面説明をリンクします。

「企業マスター」

「製品マスター」

「見積書作成」

「請求書作成（見積り内容のコピー）」

以上を作成して、印刷画面を整えると「見積書＆請求書」の作成連携の完了です。

最初は多少のクセや基礎知識も必要ですが、この位の工数で簡単に作成が可能になります。

いかがですが？kintoneの実力は
もうこの分野はオリジナルアプリ無駄に作成する必要は無く、既に出回っている
（出尽くしている）アプリを活用した方がお得です。

デジタル人材として企業が育成すべきはこの様な能力
「汎用アプリをサクッと自社に導入して効果を最大限に活かす」
が中小企業が目指すデジタル化推進と考えます。

「まちの総務」ではデジタル人材育成も併せてサポートしております。

忖度無く「kintone」はまちの総務も責任を持ってお勧め出来る素晴らしい製品です。

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