シリーズ化しております「中止製造業のシステム部門化への道」について
前回は「事象の棚卸しと優先順位付け」について書きました。
具体的な進め方編「マニュアル化と情報ナレッジ」
今回のテーマは
具体的な進め方編として「マニュアル化と情報ナレッジ」について解説して行きます。
「マニュアル化と情報ナレッジ」これは全ての方が苦手で出来れば避けたい上位業務です。
しかし「情報を制する者が情報を覇権する」情報化時代です。
IT担当になったと言う事は実務運用ももちろん重要ですが
これらの情報戦は絶対に必要になる内容で避けては通れない業務になります。
マニュアル化と情報ナレッジ化が必要な理由
マニュアル化の必要性については、再三ブログの中でも記事にしたり啓蒙しております。
多くのみなさんはマニュアルと言うと大層な仰々しい立派な業務マニュアルをイメージするかも
しれませんが自身が新入社員の頃を思い出して下さい。
先輩社員からお仕事教わる際に、ノートなどにメモ書きや手順を記載しませんでしたか？
先ずはそのレベルで良いのです。
お仕事内容の糸口がわかり、経験を積みながら更にわからない事は先輩に教わり
そのように成長して来ませんでしたか？先ずはそこに原点回帰して行きます。
そこで一つ注意せねばならないのが、ノートやメモ書きなどの手書きでは無く必ずテキストデータ
として残して欲しいのです。方法はNotePadでもワード、Excelでも何でも結構です。
表題をつけて手順を記録して行く癖付けを行います。
自身の棚卸しでも良いですし担当が変わったりした際にメモ付けをして情報を溜めて行きます。
次回、そのテキストマニュアルを使う際に不足部分を追加しながら徐々に精度を上げて行くイメージで
最初から完璧を目指す必要はありません。
マニュアルを残すと言う癖付けをお仕事として行って行きます。
マニュアルの効果
PC設定など、全部IT担当が行うのでは無く、マニュアルをベースに他の方にも行って行けるような
危険分散を行います。一般的な内容までIT担当が行う必要は無く少なくても部署に1人位はマニュアルで
任せて行くのです。
情報のナレッジ化
これも結構な面倒業務の上位になります。やった内容の業務日誌の様なイメージです。
何らかの役務を行なったと言う事はコストが発生していると言う事です。
何をいつ、誰のため、何をしたか？どの位時間がかかったかこの位でも良いので
簡単なフォーマット決めて記録するクセ付けを行います。
簡単な質問事項でもトラブル対応でも一緒です。
データを溜める事が重要です、いわゆるFAQナレッジになります。
そんなの面倒だよ…とは言わずに先ずは運用からスタートです。
情報のナレッジ化の効果
これは語ればキリが無いですが…
先ずは情報の再利用です、いわゆる「過去トラ」の場合は先ずは現場で対応していただきます。
その際に対応マニュアルが生きて来ます。
情報が溜まって来ると、ある再現性も出て来てトラブル（問合せの多い事象）や問合せの多い方
季節要因、ハード要因、インフラ要因などの要因系が見えて来ます。
そこから対応策を決めて行くイメージです。
トラブル対応優先順位について予算化したり、第三者を交えて対応策を検討したりします。
そうする事でIT担当者の内容から社内での問題点として認識されるようになります。
情報をナレッジ化する事で、内容や頻度、緊急性が明確になりやっつけ仕事からきちんとした業務に
一歩昇華する事が可能になります。
少しは内容を理解していただきましたか？
「忙しくてマニュアルやナレッジを残している暇が無い」と言う過去の言い訳から
先ずはキチンとした体制作りのはじめの一歩として絶対に必須事項です。
IT担当者は絶対にここから逃げてはダメです。
自身が苦手なのであればこの部分だけの担当を付けてもらう位の重要な業務になりますので
やっつけ仕事は興味の範囲で誰でも出来ますが、IT担当者として一歩進むには
「マニュアル化と情報のナレッジ化」は進めて下さい。
いよいよ終盤戦です次の章で「何にコストをかけるか」にて解説します。
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