シリーズ化しております「中止製造業のシステム部門化への道」について
前回は「利害の無い第三者か新たな担当が救世主」について書きました。
具体的な進め方編として「事象の棚卸しと優先順位付け」
今回のテーマは
具体的な進め方編として「事象の棚卸しと優先順位付け」について解説して行きます。
「担当業務の洗い出し」と言うのは言うは易しではありますが
結構出た所、勝負的な要素で身近な業務ほど出来ていないことが結構多いです。
ISO的に言うところの職域明確化などにあたります。
先ずはIT担当者の業務内容や業務範囲を明確にして行きましょう。
一般的にはPC環境設定、インフラサポート、トラブル対応などでしょうが
細かく棚卸しすると、PC設定の中でも細分化出来、インフラなどもレベル差が出て来ます。
トラブル対応、何らかの台帳整理等結構多岐に渡ります。
上司からすると担当が忙しく回っていても「何をしているのか？」理解出来ない
部分もあり、頑張っている担当と管理すべき上司のギャップが生まれるのもIT関連です。
先ずは過去から現在まで行っている業務の洗い出しは、直ぐにでも実施すべきです。
その内容からある程度の範囲や重要性などが明確になり、業務の中でもルーティンなのか
突発的なのかの判断になります。
先ずは業務の見える化が担当業務の最初のお仕事になります。とは言っても最初からは
わかりませんので途中でも、現状でも結構です直ぐにまとめて一覧を作るべきですね。
その業務一覧が出来る事で、次のアクションが変わって来ます。
一覧が出来たら次に行うのが「優先順位付け」になります。
その業務の重要度は？
直ぐに対応しなくてはならないか？スケジュールを切って出来るのか？
突発なのか計画的なのか？他の方でも代用可能何か？
この辺の見極めを行い、業務の整理を行います。
例えば「現場対応トラブルに緊急もゆっくりもあるか！」と怒られそうですが
内容を整理する事で、少し猶予が出来たりしますので落ち着いて整理が必要です。
良くあるケースで
・声のでかい人、職位の高い人の対応に追われる場合もあります
優先順位と言うよりその方の個人的順位に振り回される事例。
・現場直結の作業に直に影響するようなトラブル対応も多いです。特に古い設備やPC環境などでは
日々ヒヤヒヤしながら運用しており頭痛のタネになっているケースもあります。
この辺は結構切実で、ひとり情シス担当者のお悩みでもあります。
これが積み重なる事で、単なるPC担当から逸脱した葛藤になり袋小路に入ってしまいます。
どうですか？あなたに会社でも身に覚え無いですか？
しかし安心して下さい。これらの課題は既に多くの企業でも経験済みで
何らかの対応策は出来ております。
一朝一夕では難しいですが、担当者の一手間…マインドチェンジで
少しは一歩進み身軽になります、そのヒントは「ちょっとした手間の積み重ね」しかありません。
いわゆるデータを集めて分析すると言う小規模でも「ビッグデータ活用」になります。
その辺は次の章で「マニュアル化と情報のナレッジ化は外せません」にて
細かく解説します。
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