「まちの総務」として多くの企業さまのITコンサルをしている中
多くの他社事例も紹介しながら進めておりますが
先日の客先でも「業種は違いますが、他社の改善事例」のお話をする中
「それ今、私も感じている内容です」とお声かけいただきました内容を共有します。
Case１：あるお客様事例
お仕事の種類
社内で製造を行うために、多くの備品、部品材料を購入する必要がある
購入担当（複数人）から依頼を受けた、購買担当者（1人）が各自の依頼内容を取りまとめ
購入先各社に見積もりを取り発注業務を行なっている
※ここまではどこでも良くある、普通の発注業務です。
購買担当者のお仕事
購入したい担当者が様々な内容（手書きのメモ、Excel）など、バラバラで依頼を出して来て
不足内容を確認しながら購買担当が台帳にまとめ（転記入力）て、購入先に発注をかけている
とのこと。
購買担当者のお悩み
日々の発注数も多く、ミスの出来ない大事な仕事なので神経を使い毎日、忙しく業務を遂行している。
ITサポートメンバーに選ばれたが、自業務が忙しく中々対応が出来ない。
こんなお悩みを打ち明けてくれました。
ここまで見て、皆さんは何か感じませんか？
購買担当者もどうにかしたいけど
前任者から引き継いだ内容で昔からこの方法で行なって来た。
「私個人ではどうにも出来ない内容なんです」と切実な感じでした。
さてどうしましょうか？
解決策は結構シンプルではありますが、事を複雑にしている内容に
- 現場の購入依頼者は結構年輩の方々も多く（もちろん若手もいます）
- インプット情報の統一化（電子化）が進まない。
- 手書きメモや不足情報のまま連絡する方もいる。
- 購買担当は若手の女性担当者
現場担当者は昔からの内容なので特に問題意識なし
購買担当者は先輩方に意見や改善の依頼が立場的に出来ない
⇨その結果、多くの様々なインプットを人力でまとめてアウトプットしている
それでいて忙しく、ミスも出来ないストレスを感じ、他の業務まで手が回らない
長々と書きましたが、形は違えどこれって多くの会社の現場で起きている
結構あるある、の内容の様です。
今回、ITサポートに入って、たまたま他社事例を紹介した際に
「私も同じ悩みです…」と勇気を出して声にしました。
本人以外は誰も課題と感じていない内容でした。
さて、対応策はどうしましょうか？
簡単には「入力フォーマットを統一しましょう」だけです。
中々、担当者個人では関係者に統一依頼は出しにくいでしょうから
その際は上長を巻き込みましょう。
※上長が動いてくれなければ第三者が動きます。
折角なので、DX観点から解説します。
今回の改善ポイントは「インプット方法を統一する事で」
・無駄な転記がなくなる
・転記が無くなる事で、転記ミスも無くなる
・転記者のミスが無くなる事で、責任の所在が明確になる
ここまでが第一段「転記によるミス防止と担当責任の所在明確化」
フォーマットを統一化する事で、台帳作業から発注業務まで効率化が進む
その結果、デジタル化を進めて担当者が購買まで行う事ができれば
購買担当者の業務そのものが合理化も可能になる。（納品進捗管理位？）
ここまで出来れば、DXの変革に進みますね………
しかし、そこには見えないブレーキも
・私の仕事が無くなってしまう…不安
・発注者もこれは私の仕事では無く購買の仕事だろう…不満
社内での効率化阻害要因は身近な所にあります。
これは中々社内だけでは人の感情も絡むので解決も難しくですね
そんな時に近くの第三者「まちの総務」にご相談ください。
「レッツDX‼︎」