少し辛口な内容になりますが
多くの企業でもありえそうな内容なので共有します。
とある中堅企業の総務担当者からのご相談
毎月の勤怠管理業務が大変
お話を伺うとその担当は自社で受けている派遣社員の勤怠管理が大変との事
その派遣社員数十人分の処理を行っているそうです。
お金が絡むので慎重にならざる得ない大変なお仕事ですよね。
その内容とは
①自社の勤怠管理システムからデータ引き抜きExcelに転記して
②派遣会社にFAX確認して
③差異が無ければ請求書送付…の流れです。
これを既に何十年と行っているそうです。
そこで私からのシンプルな質問
「何でそんな面倒な事を？」ときくと
「たまに時間のズレがあるから」との回答が
「どれ位の頻度で？」
「最近は少なくなったけど、数ヶ月に数回位」
「その確認やめたら？」
「ミスがあったら困るので確認しています」
こんな問答です、まさに「確認のための確認」業務です。
折角勤怠管理システムで自動化しているのに、改めて（ご丁寧に）
Excelに変換して印刷してFAXして…確認待ちして
これって必要な事ですか？やめられませんか？
良くある合理化案のケースとしては
合理化案：FAX送付を廃止してメールに変更
これは良くある合理化案ですが、これは手段が変わっただけで
あまり面白く無いですね。
やはりここはもう一歩進めて「DX（変革）」まで進めて見ましょう。
これって必要な事ですか？やめられませんか？
ここに立ち返り業務整理します。
先ずは確認処理と言う内容を一度整理します。
この確認処理を行う理由は
「過去に入力ミスがありそのミスを無くすために行っている」
「最近はあまり発生は無く数ヶ月に1度位」
課題はここにあります。
何百件も処理する中、一つのミスを発見するために毎回確認している。
この処理は無駄では無いですか？
この内容こそ「確認のための確認処理」です。
本来のお仕事は、確認してミスを見つけるのがお仕事では無く
ミスを無くす方策を考えるのが本来のお仕事です。
この方法論は次回に、責任区分を明確にすれば結構シンプルです。
「確認の手間を無くせばお仕事合理化できますよね」
「はい、出来ます」
「じゃあやりましょう」
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