グループウエアの導入を迷って
次に
グループウエアの選定に迷って
一歩踏み出したら、その次になります。

導入に向けた運用の手順です。

よく聞かれる質問から考察します。

導入は一部門単位で導入すべきか?それとも先ずは管理職から導入すべきか?

これも意外に悩み所ですね…

ズバッと回答です。

一部門と言うよりも、会社の中核となる「総務部門」で導入しましょう。

理由から

管理職から入れても結局は一般職の手を煩わすwwことになります。
又、グループウエアの特性上会議室予約や備品予約、ファイル共有(ディレクトリ構造設定)諸々があるので、管理職だけでは無理

総務部門で有れば、情報の入り方をコントロールできるのでこれがベスト
上記の問題も簡単にクリアです。

さてソフトの導入です

皆さん最初は戸惑うと思います
実はやる事は非常に多いです…でも大丈夫ですゆっくり進めれば
導入ステップのマニュアルは充実していますのでww

・ユーザーアカウントの登録(管理者は複数名決めておいた方がいいですね)
管理者とは個人ユーザーアカウントの変更登録削除権限を持った方
・共有スペースや備品の登録(会議室や備品、プロジェクター、車両など)
・共有ファイルのディレクトリ構造の決定(これが地味に重要です)
個人ファイル用では無く、部署内共有や全社共有の情報整理です。
・共有のスペースが出来たら、個人スペースの設定です。
スケジュール管理や職位権限情報設定
・導入マニュアル(社内展開用)、運用ルール(守るべきルール)

この辺までを一部署内で数ヶ月運用すれば、皆さん馴染んでくると思います。

次が全社展開のステップになります。

この時には総務担当者が馴染んでいるので皆さんで協力してサポート出来るはずです。
特におじさん方(管理職)のサポートは大変ですがww
ある程度社内展開が完了した段階で、本命です
・ワークフロー(承認回覧)の設定を行います。
ここは意外に難儀ですので先ずは簡単な内容からお試し導入してみましょう。

こんなステップで進むと良い感じです。
この頃になると、多少のクレームや前向きな意見も出てきます。
総務部門はてんやわんや(古っ!)になりますがこれも成長痛と考えて
ようやくDXの一歩に近づきました。

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