日本中の企業、行政を上げてデジタル化やDX話題が目白押しで
中々進まない要因や原因課題は日々語られておりますが
腑に落ちた内容です。

DXは絶対に必要(誰もが認める)無くてはならない内容ですが
今直ぐに近々の経営課題では無く優先順位が2番目に高い内容
それがまさに中小企業での「デジタル化やDX」に関する部分です。

みなさん自分事でも他人事でも頭では理解しておりますが
「今、回ってしまっているから」と後回し(先送り)しているのがこの分野です。
もちろん苦手意識もあるので、個人や少人数では進めないのも理解出来ます。
費用対効果も見え難いのも理解出来ます。

事務業務の効率化を目指したお客様事例です。

起業当時は数名で立ち上げ
探り探りでお仕事をしながら徐々に顧客を増やして来ました。
顧客増加に伴い当然ですが数名の事務員だけでは手一杯になり増員します。

しかし、まだこの部分では大きな拡大路線までは想定しておらずに
現状の取りこぼしの顧客をサポート出来れば……
位のノリで単に事務員を増やして対応しておりました。

人を増員しても上手く業務が回らず、以前にも増して忙しさだけが増え
中々効率的に運営が出来なくなって来ました。

そんな時に相談がありました。絶妙なタイミングですww

実はこれは中小企業あるあるで
数名で実務を行なっていた事業者が顧客が増えて成長する段階で起こる
成長痛の時期に差し掛かった所です。

ある程度までは人員増強で回していますが
業務そのものの効率化は進んでおりません。

小さな数名で回していた時期に行っていたお仕事の進め方のまま
規模を拡大して人を増やして来た部分です。

この時に経営者は2通りの考え方に分かれます。

  • 今後拡大が見込めるから人員増強を進めよう(増員採用)
  • 今後拡大が見込めるから先ずは仕組みを大幅に改善改革(仕組み化改革)

業務拡大の対応で人件費にコストをかける経営者
仕事そのものを改善改革して仕組みにコストをかける経営者
特に中小経営者は2代目や叩き上げが多いので比較的拡大路線を選びます。

成長段階を見越して仕組み化を進め
その後拡大路線を選ぶ事は結構稀なパターンです。

そうなると、ここからは予想になりますが
拡大やシェアのボリュームを想像して見てください。

人にコストをかける経営者、顧客拡大と並行して人件費をかけます
そうなると天井が見えて来るのと、急な社会情勢変化(天災や疫病、不景気)
の影響をモロに受けます。(コロナが証明しましたよね)

仮に仕組みにコストをかける場合は、適正人員で顧客拡大にも影響無く対応が出来
上手くオンラインの波に乗れれば、身近な近隣顧客だけで無く全国、いや世界中の顧客にもアプローチ出来る可能性が広がります。
仕組みが出来れば同業や異業種にも展開が可能です
リモートワークにも対応出来れば人材の流動化も可能になります。

まあ「こんな上手くいくかよ?」と言うツッコミは置いておいて

成長段階で人か仕組みかどちらに投資すべきか?

これは火を見るより明らかでは無いでしょうか。

しかし、この仕組み化は一筋縄ではいかないのも事を難しくします。
でも大丈夫です、人が行う作業です。
一定のルールやセオリーは存在します。
その業界が長ければ長いほど固定概念が邪魔して変化を妨げます。
第三者に客観的に判断していただき基本セオリーに則る事で
5割から7割以上の効率化は実証済みです。
この辺をしっかりとパッケージ化を模索していきます。

確実な仕組み化を丸々おさめて、型にはめていきたいと思います♪
今後の「まちの総務」にご期待下さい。

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