ブラックリストの仕組みとトラブル時の対応方法をやさしく解説

お客様から以下の様な問い合わせが

「送ったはずのメールが相手に届いていなかった…」
「取引先から『メールが迷惑フォルダに入っていた』と言われた…」

このようなトラブルの原因のひとつに、「ブラックリスト」という仕組みがあるようです。
私自身も未経験（未知識）でしたので、AIの力も借りて調べて解説します

「ブラックリストとは？」「なぜ載ってしまうのか？」「載ってしまったらどうすれば？」解説します。

■ 「ブラックリスト」とは？

ブラックリストとは、簡単に言うと

“怪しいメールを送っているかもしれない人・サーバーのリスト”

のことです。このリストを元に、メールを受け取る側（GmailやYahooメールなど）は
「これは受け取っても大丈夫なメールか？それとも迷惑メールか？」を判断しています。

あなたのメールがブラックリストに載っていると、相手に届かなくなったり、迷惑メールフォルダに
入ってしまうことがあります。

■ どうしてブラックリストに載ってしまうの？

善意でメールを使っているつもりでも、以下のようなことがあると、誤ってブラックリストに
載ってしまうことがあります。

● 一度に大量のメールを送った

→　メールマガジンや挨拶メールを一斉送信したときなど。

● 宛先の間違いや使われていないアドレスへの送信

→　メールアドレスの打ち間違いや古い名簿を使っていた場合など。

● ウイルスや不正アクセスによって、あなたのPCやサーバーが勝手に迷惑メールを
送っていた

● 自分のメールアドレスが「なりすまし」に使われていた

→　悪意ある第三者が、あなたのメールアドレスを使ってスパムを送るケース。

■ ブラックリストに載っているか確認するには？

以下のような無料のチェックツールで、今自分のメールアドレスや使っているサーバーが
ブラックリストに載っていないかを確認できます。

少し専門的なので、自信がない方はレンタルサーバーのサポート窓口や、会社のIT担当の方に
相談しましょう。

■ ブラックリストに載ってしまった場合の対応策

もし「載っていた！」とわかった場合、以下のように対応することが大切です。

① ウイルスチェックやセキュリティの見直し

→　ウイルスに感染していないか、パスワードは強いものか、などを確認。

② メールの内容や送信方法の見直し

→　迷惑メールと誤解されそうな件名・文面・大量送信を避ける。

③ ブラックリストからの解除申請

→　自分で申請する場合は、各ブラックリスト運営者のサイトにある「解除申請フォーム」から申請。
→　レンタルサーバー業者が対応してくれることもあるので、まずは問い合わせを。

④ 時間をおいて再送信

→　リストは自動で一定期間後に解除されることもあります。すぐに解除できなくても
時間をおいて再送してみましょう。

■ 【ビジネス向け】大切なお客様にメールが届かなかった場合の対応

特にビジネスの現場では、メールが届かないことで取引のチャンスを逃したり、信頼を失ってしまう
こともあります。そんなときは、以下の対応を取りましょう。

● 1. 他の連絡手段でフォロー

  • 電話やLINE、SMSなどで「メールをお送りしたのですが、届いていますか？」と確認しましょう。

● 2. 相手に「迷惑メールフォルダ」も確認してもらう

  • 「迷惑メールに入っていないか、ご確認いただけますか？」と伝えるだけで解決する場合も。

● 3. 別のメールアドレスで再送してみる

  • GmailやYahooメールなど別の送信元を使うと届くことがあります。

● 4. メール署名や件名を見直す

  • 「あやしいメール」と思われないよう、会社名や連絡先をしっかり明記しましょう。

■ 最後に：メールも“信頼の道具”

私自身解説しながらも内容的には少しややこしい感じです、一ユーザーでは防ぎようも対応も
難しい状況です。メールもある所には届くが、ある特定企業には届かない・・・このような
状況では調べようがありません

ましてや重要な取引先に情報が届かないとなると、お仕事にも影響してしまいます。
結局は「悪意のある輩」と「悪意のない善者」との隙間で起きている事象の様です。

私自身、今の所「明確な対応案」は提示できずに「ブロック解除要請」を行い待つしかないのが現状です。非常に悩ましい状況です。

何らかの進展や対応策が見つかり次第、追記事にしていきます。