中小企業でのデジタル化課題は騒がれておりますが
中小企業では人員、予算の関係で「ひとり情シス」に頼らざる得ない状況
そんな多くの現場を見て来た経験と自身の経験から
シリーズ企画として「ひとり情シスを救いたい」と題して
関係者へのアドバイスや応援内容を言語化してみます。
前回は「自身の限界を知り「先ずは影響力」をつけて行く」として
「トランザクティブメモリー」について解説しました。
結構有用な情報ですのでまだの方は見直してください。
私が言ったより「ルールはこれです」が効果絶大
今回はこの内容についてですが
社内のデジタル化を進めて行くと結構な壁にぶち当たります。
今や万人が使うデジタル機器です、昔のように苦手意識も昔ほど無くなって来ています。
そうなると、社内での運用に多少影響が出て来てしまいます。
管理側（情シス担当）や関係者の知らない所で色々なトラブルや事件が発生します。
その際には、担当者とは違う所で思いもよらない行為や逸脱するケースも多々あり
運用管理側からすると、管理し切れない内容も多く出て来ます。
例としては
・仕事に関係の無いWebサイト閲覧
・勝手にソフトをダウンロードしてトラブル起こす
・情報を持ち出す
これらは管理を充実させても管理し切れません。
むしろ過剰管理になり運用が窮屈になったりします。
しかし、色々なメンバー、時には輩もいます。
ここを管理すると言うよりも「抑制すると言う発想に変えてみましょう」です
厳しい罰則とまでは行かずとも「ルール化」を行います。
「デジタル機器の取扱いルール」とか「運用ルール」など
禁止事項についての明文化を行います。
ただのルールで効力はあるの？と疑問もあろうかと思いますが
実は「社内での抑止力」には効果があります。
ルールに逸脱した際にはブラックリストですよ。
とか監視していますよ的にレッテルをはるだけでも良いのです。
これが続けば、ある程度の問題児が絞れるので対策も容易です。
情シス担当は比較的文書作成や運用ルール作成が苦手な方も多いですが
対話型AIのお力も借りて、運用ルール作りをしてみませんか？
そのルールを経営層にも見ていただき社内承認文書にして
社員通達をしていきます。
ルールが出来れば運用は簡単です「私が言ったのでは無く、社内ルールです」
の一喝でモラル向上は間違い無いと思います。…多分ww
運用ルール作りも実は「情シス担当の重要なお仕事です」
頑張って進めて行きましょう。
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