中小企業でのデジタル化課題は騒がれておりますが
中小企業では人員、予算の関係で「ひとり情シス」に頼らざる得ない状況
そんな多くの現場を見て来た経験と自身の経験から
シリーズ企画として「ひとり情シスを救いたい」と題して
関係者へのアドバイスや応援内容を言語化してみます。
【格言】管理と運用は分けるべし
先ずは「管理と運用」について定義してみます。
ITシステムの管理は、システム全体の計画、組織、監視、および維持を指します。
これにはハードウェアとソフトウェアの資産管理、セキュリティポリシーの実施
利用可能性の確保などが含まれます。
運用はシステムが効果的かつ効率的に機能するように日常的に実施される具体的な
タスクやプロセスを指します。例えば、トラブルシューティング、バックアップの
実行、ユーザーサポートなどが該当します。
同じIT担当とは言え「管理と運用」では内容もスキルも異なります。
この部分を一緒くたにしてしまう事で、担当者の意識と管理職の求めるモノの乖離
が生まれてしまいます。
そんな微妙なズレも「ひとり情シス」の孤立感にもつながります。
先ずはこの部分からキチンと整理して「やるべき内容、求める内容」をしっかりと
形成合意してから進めて行くのが効果的です。
とは言え、既に関係性が壊滅状態ですと厳しいですけど…
管理と運用の定義は理解したとしてもう少し解像度を上げてみます。
多くの「ひとり情シス」担当は、どちらかと言うと「管理を任される」よりも
「運用を任される」から始まるケースが多いです。
たまたまPCが好きだったり興味が有る方が選任されるケースが多いです。
そこが入口となり「IT担当者」に抜擢…こんなケースが多く無いですか？
そうなると「PC好き」からの派生で新PCに立上げや多少のPCトラブル対応は楽しく
最初のウチは皆から頼られ自己肯定感爆上がりです。
しかしいつしか、便利屋になり自身の仕事が忙しくても「サポート」の優先度も上がり
「何故自分だけ…」「頑張っても評価が低い」「仕事と言うより便利屋」
こんな意識に変わっていきます。
これは自然の流れですよね。自社の中でも当てはまりませんか？
実はこれには大きな「落とし穴」があり、前述の「管理と運用」が混同して
しまって陥る罠になっています。
これは管理職側と担当者の意識の違いもありますが、デジタル社会が後から来たので
体制作りや運用内容についてみなさん初めての経験で模索中での出来事である事も一因です。
しかし、デジタル社会に進化して既に20年以上経過しており
この辺は「既に回答は出ております」
運用と管理をしっかり分けて業務に落とし込む
「運用と管理をしっかり分けて業務に落とし込みましょう」と言うのが提案です。
多くのIT担当（ひとり情シス）の方が行っているのは「運用サポート」でしょう。
・PCのキッティング（設定やセットアップなど）
・ネットワーク対応
・トラブル対応
などがメインかと思います。
その際に「管理」として
実施内容のマニュアル化やトラブル時の履歴管理などは行っていますか？
先ずはここを確認して見て下さい。
多くの「ひとり情シス」担当は自身の興味分野は得意ですが、頼まれ仕事と言う意識も手伝って
「ドキュメント作り＝面倒な作業」なので後回し、結果「忙しいから手を付けない」
こんな感じで回っていませんか？
そうなると、上司からも「何をやっているのか状況が見えない」
「いつも忙しいそうでイライラしているけど、上司としてサポート出来ない」
こんな感じで、溝が深まって行きます。
上長としても「自身が苦手なデジタル分野を任せている」負い目
ひとり情シス担当としては「何もサポートしてくれない役立たず」自意識過剰
これはどちらにも「問題」はありますが、何より「面倒な作業」をみんなで
見過ごしているのが「根本問題」であると言う部分です。
過去にも「ナレッジとしてドキュメント化」の重要性はブログ化していますが
「IT担当（ひとり情シス）」の力量の中でも最も重要な素養は
「筆まめ（ペンでは無くテキスト化）」な方の存在が必要になります。
なので「忙しいからドキュメントは後回し」では無く「ドキュメント化を進める事で効率化が進む」
と言うマインドチェンジが必要になり、ドキュメント化により見える化やナレッジとして
管理体制構築にも役立ちます。
と言うすごくシンプルな思考になります。
対応策としましては「管理をしっかり根付かせる」になります。
これは上長の「明確なお仕事としての指示」が必要であり
当初は担当より「仕事が増える」と不平不満もあろうかと思いますが
新人や筆まめな新たな担当を付けるくらいの覚悟を決めないと行けません。
先ずは管理と管理体制作りは近々の課題として取り組みましょう。
これは絶対に必須の直ぐやるべき課題です。
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