シリーズ化しております「中止製造業のシステム部門化への道」について
前回は「長年の凝り固まった関係回復は時間がかかる」について書きました。
課題対応編「利害の無い第三者か新たな担当が救世主」
今回のテーマは
課題対応編「利害の無い第三者か新たな担当が救世主」について解説して行きます。
「長年の凝り固まった関係回復は時間がかかる」については
当事者同士では難しいと言うのが実は本音です。
ではどうするか？が本章のテーマです。「利害の無い第三者か新たな担当が救世主」
利害の無い第三者は前回も少し触れましたが新たな刺客として「新たな担当」です。
中々、新規採用も難しく中小製造業ではありますが仮に新入社員や中途入社が入った場合
などはチャンスです。新たな風は閉塞感漂う中では一服の清涼剤になりえます。
ここで一緒に「利害の無い第三者」とのペアが最強です。
その理由を少し解説します。
別の章で詳しく解説説明しますが、ここではかい摘んで。
今まで出来なかったことを進めます。
この今まで出来なかった事とは
・マニュアル、情報蓄積での共有体制です。
ひとり情シス担当が苦手な分野
業務マニュアルとトラブル問合せのナレッジ共有です。
マニュアル作成はここでも記事にしておりますが
属人化させないためにも、簡単なPC設定程度であれば
全てIT担当が行わずに、マニュアルを見ながら出来る方にやっていただきます。（やらせるべきです）
これだけで最初は手間が掛かっても「自分のことは最低限やる」と言う意識付けにもなります。
もう一つが「ナレッジ共有」
これもひとり情シス担当はその都度解決して終了…と
問合せ事象、いつ、誰から、何を、何したなどの情報を残していないのがほとんどです。
なので状況もわからず、上司もコントロール出来ません。
しかも情報整理が出来ていないと言う事は、トラブル発生者は急ぎでも
内容的には優先順位が低かったり、過去トラから担当でも対応できる内容だったりします。
これも最初は手間も時間もかかり面倒な業務上位ではありますが
FAQと言うのは結構共通性が有り、PC周りであれば既に回答は出ております。
先ずはそれらの情報を社内で共有してトラブル時に一度確認してから次のアクションに
進むよう心がけましょう。
もう一歩進むと、ChatGPTで回答を自動で返してくれることも可能です。
先ずは最低限でもこれらの環境を作るだけで
PC設定から軽微のトラブルに関しては、情報を確認して自身で対応
それ以外をIT担当が対応するように進めていく事で、約6､7割は効率化できるかと思います。
そうして軽微なトラブルと大変な未知のトラブルに対して向き合うのです。
そんなに「うまく行くのかよ」突っ込まれるかもしれませんが
この様な体制作りは絶対に必要で、上司から見ても状況が見える化出来ます。
先ずはこの対応だけでも作りましょう。
これは企業規模に関わらず、ITサポートの一丁目一番地です。
IT担当として自身のデジタル化から進めて行きましょう。
ある程度の方向性は見えましたか？
いよいよ次回から具体的な進め方「事象の棚卸しと優先順位付け」をまとめます。
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