RPAを検討する際に「何から手を付けたらよいか?」
このような質問を頂きます。

「RPA」というパワーワードを受けて、経営層から検討指示を受けたそうです。
しかし、「RPA」でググってもRPAツールの宣伝や言葉の定義がメインで本質に結び付きません。

そこで、具体的事例をもとに先ず何をすべきか?

RPAの検討を行う際に、先ず実施すべき準備項目を明確にして行きます。

RPAはあくまでも手段で有りますのでその前の「業務棚卸分析」が大切になります。

この記事では「業務棚卸分析」部分にフォーカスして説明致します。

*RPAの言葉の定義はここでは割愛します。(ググってください)

会社内で一般的な「総務」とか「庶務」等の事務方の大切な部門業務を例にとります。

この記事の見出し

業務の洗い出し
「プレッシャー度」評価
「プロパー業務」評価
「外注や派遣社員」評価
マトリクス表作成
まとめ

STEP1:業務の洗い出し

先ずは、業務の洗い出し(当然ですね)
しかし言うのは簡単、これが意外に出来ていない会社が多いです。

本来、ISO取得を積極的にしている会社は、この棚卸を行うのが一般的ですが・・・

このブログを見ていると言う事はこれから実施になりますね。

それではこの手順を具体的に

細かな業務まで落とし込むと複雑怪奇、判断に迷いますので

STEP1はカテゴリー(大項目)に沿って分類してみて下さい。

事例としてとある製造工場の総務部門の大分類をして内容を示します。

過不足分は随時調整ください。(先ずはメイン業務で結構です)

STEP2:「プレッシャー度」評価

大分類に対して「プレッシャー度」二段階評価してみて下さい。

ここで言う「プレッシャー度」とは緊急性(大)を「A」と表現

緊急性(大)が飛び込んで来た際に、優先度を下げても大丈夫な業務に「B」と付けてください。

これは何を言いたいかは後術します。

ヒント:この分類は意外に重要で人の忙しさの優先順位付けに役立ちます。

STEP3:「プロパー業務」評価

プロパー業務に二段階評価してみて下さい。(印は何でも結構です)

ここでは「〇と△」で表示ます。

「〇」はプロパーとは社員(正社員)を意味します。

気密度(秘匿性)を含め、会社の基幹情報となりえる情報も含め

社員が責任を持って行わなければならない業務を主に指します。

「△」気密度が低く、比較的マニュアル等で他の人にも依頼できる(変わりが利く)業務を主に指します。

ここは現段階ではあまり重要では無いので各自の判断で結構です。

ただし、個人的には抱えすぎないで下さい、あくまでも客観的な社会通念から判断する事

STEP4:「外注や派遣社員」評価

STEP3とは逆の作業になりますが「外注や派遣社員」に業務委託が可能な業務か?
の判断になります。

この際「〇」は明確なものに付けて下さい。あいまいな部分は「△」で結構です。

ここの精度は次の中分類分析時に明確に分類しますので。

ここまで出来れば先ずは御の字です。

次はここまで洗い出した「大項目」の内容を以下のマトリクス表に埋めてみて下さい。

あくまでも大分類分析なのでさっくりになりますが

マトリクス表作成

①、③に分類された項目、今回は対象外です。
②に分類されたもの「RPA」かソフト開発にて業務効率化が可能になります。
④に分類されたものは「RPA」と言うよりも外注or派遣社員への対応が近道かと思います。

この分類は適宜企業の規模や懐状況と相談してください。

まとめ

この大分類で明確にしたのは理由が有ります。

冒頭の「プレッシャー度」に起因します。

ここからはあくまでも一般論として聞き流してください。

企業の中で総務部門は比較的 エース部門の開発系、営業系に比べると軽く見られている傾向がある
簡単な仕事で定時に帰れる…的な
経営層もこんな目で見ている可能性もあります。

違いますよ会社の肝で一番社内ストレス感じる仕事です

「毎日雑務な業務が多く忙しく落ち着いて仕事が出来ない」のお悩み

分析すると期限付き、ルーティン、優先度低い、飛込み
全て同じレベルで捉えている事が多々あります。

プレッシャー度が高い「飛込み緊急」業務が重なると精神的にも忙しくなり

お仕事も増えるばかりで「毎日雑務な業務が多く忙しい」このような繰り返しになります。

これは他人や経営層は理解して頂けず、本人が抱え込む内容になります。

優先度順にToDo作成を行い可視化する事で見えてくる内容です。

RPAとは別次元ですが、この部分も意識してみて下さい。

今回はここまで

次は中分類の分析に入ります。

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