お仕事を進める中で、重要とは思いながらも軽く見られる業務のトップ3は
この辺について、現場での経験も活かして書き示して見ます。
前回は「議事録作成の極意」としてまとめました。
絶対に必要な要素ですので先ずは先にご覧ください。
業務日報作成の極意
今回の内容は業務日報作成の極意になります。
先ずは「業務日報」に関しての定義や目的に関してChatGPTに教えてもらいます。
企業で求められる業務日報は、日々の業務内容や進捗状況、課題や解決策、そして次回の取り組み
ChatGPTによる回答
などをまとめた報告書のことです。業務の透明性や効率性を高めるために利用され、上司やチーム
メンバーとのコミュニケーションや情報共有に役立ちます。
皆さんも情報共有の中での重要な位置付けとしては認識している内容です。
では日報作成に於いて、どのようなシチュエーションがあるのか事例をあげて見ます。
- 個人の日記的な備忘録
- 申し送りの案件など連絡事項としての日報（介護職や看護士、保育士など）
- 上司が部下の内容を把握したい場合
この辺が日報としての役割になりそうです。
・個人の日記的な備忘録
この内容は個人的な備忘録としての内容なので今回の話題からは除外します。
・申し送りの案件など連絡事項としての日報（介護職や看護士、保育士など）
良くある案件です、これは勤務引継ぎの情報共有の内容になります。
口頭説明の場合もありますが、場合によっては日報と言う形で残して
「言った言わない」を防止する役割も担い、特に人に関する内容になる場合には
命に関わる内容であったり、クレームにつながることにもなるので、大切な内容になります。
※ここは後半で掘り下げます。
・上司が部下の内容を把握したい場合
意外に多いのがこの内容です、社内の報連相ツールとしての日報（上長報告）になります。
実はこの「社内での情報共有用日報」ですが、この件でのヘルプ案件が多いのが今回のポイントです。
社内のコミュニケーションツールとしての日報
この件での問合せを多くいただきます
「日報作成に際して何らかの便利ツール（デジタル化）を導入したい」
良くあるケースです。
「はい、〇〇と言うツールがあるので導入しましょう」
「いざ導入……」
「中々根付かない、入力手間が増えて活用してくれない」
結果「導入失敗………」
実はこのような場面を多く見て来ております。あなたの会社ではいかがですか？
実はこの日報と言うまやかしの言葉（笑）、先の定義にもありました。
日々の業務内容や進捗状況、課題や解決策、そして次回の取り組みなどをまとめた報告書のことです。
業務の透明性や効率性を高めるために利用され、上司やチームメンバーとのコミュニケーションや情報共有
実はここに大きな勘違いを含み、目的と手段が混同している内容になってしまいます。
目的と手段の混同とは
ここで一度上司と部下の関係性について整理します。
【上司の気持ち】
・部員の日々の業務内容や進捗状況、課題を把握したい
・報連相が苦手な部員がいるので、日報形式で報告させたい（業務命令）
・情報が集まることでコミュニケーションが活性化する（期待）
【部下の気持ち】
・上司は何を知りたいのか？明確にして欲しい
・日報書いてもリアクションが無い（一方通行）
・上司は書かせることで満足している
・単に仕事が増えただけ（不満）
以上は一例ではありますが、あなたの職場でも心当たりは無いですか？
コミュニケーションツールとしての情報共有ですが、一見軽く見ていますが
実は結構奥が深く、経験や学びが必要な内容になります。
良くあるケースですが、実は社内で今どき「報連相が重要だ‼︎」と声高に叫ぶ方は
実は1番情報にコミットしていない方が多い印象です。
本当に必要な情報は自ら取りに行き、自然に情報が集まる（人徳含む）仕組みを持っています。
ここを少し思い誤り「情報は部下があげるもので、最近の若いものは…云々」につながります。
そこで、情報が集まる仕組み「デジタルツール導入」と単純思考で進み
「導入したが使えない」とツールに責任転換をする始末です。
この辺がコミュニケーションの「手段と目的の混同」になる部分です。
以前のブログでも公開していますが
先ずはどんな内容を共有したいのか？
・この問題課題は情報共有しないと大きな問題に発展する（過去に発展した）
・部下からの課題を聞き出したいのか？
・お仕事の進捗状況を確認したいのか？
この辺からの目的を明確にすべき内容になります。
ここを軽く考えると
「日報報告があっても、内容が薄い（期待すべき内容でない）のでリアクションしない」
こんな悪循環に陥る訳です。
そうなると最低限必要な内容。上記の例で言いますと
「申し送りの案件など連絡事項としての日報」
流石に命まで影響するか？は少ないでしょうが報告が遅れたことで
大きなトラブルやクレームにつながる重要な内容をベースに報告出来る環境は絶対に必要になります。
先ずは社内の関係性をしっかり作りあげることが重要で、
ルールを決めた話し易い（報告し易い）環境作りが1番最初に考える内容です。
その上で、「伝えるべき内容」を口頭では無く、ツールを使い「残して関係者共有」が次のステップです。
そうなると、日報がルールでは無く「伝えるべき内容を伝えなかった責任」がルールになり
そこは全員で守りましょうの合意の元に（納得の元）進めて行きべきです。
不必要なキャッチボールを強要するのでは無く、組織として必要な情報共有を行い
そこから癖付して日報化へ派生するのが「日報の極意」と感じます。
何かの参考になれば幸いです。