本来、PCが導入された現在
何故PCで作成したデジタル情報を改めて紙に印刷したりFAXで送付しているのでしょうか？
これは担当個人の問題でもありながら、国策の遅れの問題でもあります。
元をただすと国税庁の文書保管に関する法律が原因です。
電子帳簿保存法（でんしちょうぼほぞんほう）は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の
Wikipedia
適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のた
め、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法、
法人税法その他の国税に関する法律の特例を定める日本の法律である。正式名称は、
「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
最近では電子保管の整備も進んでおりますが
それ以前は様々な出納書類情報は何故か紙での保管が義務付けられておりました。
（いつ来るか分からない税務調査のためだけに紙文書の保管が義務付けられています）
そのためだけに、たとえPC上でデジタルデータにて出納書類を作っても
先方に渡す時に紙（アナログ）で渡す事になり
結果的に紙で受け取った側は自社管理様に紙情報（アナログ）を再度PC入力（転記）
している訳です。
こんな不合理な状況を延々繰り広げて、業務改革の邪魔をしているのが現在です。
この根本的な旧態施策に対して現場はなす術なく
デジタルで資料を作成するも、相手に渡す時に紙（あえてアナログ変換）にて
渡さざる得ない状況が脈々と受け継がれて
今でも変化出来ずに残っている状況です。
その間には、OCR（光学文字認識）とかPDFとかも出て来ましたが対症療法で
根本治癒まで至っておりません。
新しい電子帳簿保存法関係で何か変わるかと思いきや
結局は電子情報でも改竄出来ないスキャナ保存かPDF保存で且つタイムスタンプ付与が
必要との事。
単にPDF保管ではダメで
- 時刻認証業務認定事業者（TSA）との契約
- 認定スタンプの付与が可能な会計システムの導入
と言うムダな手間が残ります。
そもそも論として元々の紙データなら改竄出来無く安心で電子データだと改竄が出来てしまう。
と言う謎の論理が成り立つのが不思議です。
※改竄目的ならそもそも紙でも簡単に出来る
とまあ、ここは一足飛びな変革は無理なので
河野デジタル大臣の大岡裁きに期待するとして
現行法の中で何か良案が無いか？こんな目線で考えて見ます。
デジタルとアナログを上手に使い分ける
ここでは分かり易いように経理処理の出納書類に焦点を当てて説明します。
お客様からの見積り請求書（出納書類）を現状の多くは
- PCで見積もり請求書作成
- 紙で印刷
- 社印押印
- 郵送又はPDF変換
- メールやFAXで送付
ここに一手間を加えます、２つの案です。
①紙印刷又はPDFデータは保管用と割り切る、そうして２度手間でもPCファイル原本を
同時にメール等で送付する。
受け取った側は紙からの転記では無く、データのコピペ（コピー＆ペースト）を行い
手入力の転記ミス防止を行う。
②見積り請求書をExcel／wordで作るのでは無く、Webシステムを活用して紙情報と
データを並行で作り先方と共有する。
紙で保管する分とデータ2次活用を並行で行う仕組みで進める。
将来的には改竄防止を含めた、ブロックチェーン技術でこの部分は大幅に改革されるでしょうが
現時点では上記2案が近道です。
先ずは①で有れば、ひと手間掛かってしまいますが目的によって情報を分けると言う意味では
一定の効果はあると思います。
今すぐにでも出来るでしょう。
システム屋の立場からは②を推奨します。
各社様々な有料、無料の見積り請求書作成システムは存在します。これらを適宜選択して
先ずは一歩進んで見る事をお勧めします。
次の章では、②について深堀して見ます。
多くの方々の事務業務効率化の実現を行うために
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