幾度となく、このブログ上でネタにしております。
事務業務の効率化を阻む3大要因の中の「転記」
この「転記」についてもう少し掘り下げて見ます。
何故「転記」が事務作業の効率化を阻むのか？
この部分はあげたらキリがないですが
丁寧に解説してみます。
PCが世の中に存在する以前を想像して下さい。
文字や数値は手書きのアナログでしたよね。
手書きのアナログには味わいが有る…このようなノスタルジーは一旦置いておき
手書きの文字や数値に関しては
「伝える」と言う価値は見出しましたが
「活用する」と言う価値は見出せておりません。
転記は作業に二重の手間をかけている
そのためには必ず「転記」と言う文字情報を目で見て
改めて違う用紙（紙）に書き写して利用していましたよね。
これはPCが存在する以前のお話です。
では、PCがこの世に存在してからの世の中はどの様に変化したでしょうか？
文字や数値は手書きのアナログからコピへ活用出来るデジタルに変化しました。
これはサラッと言っていますが実は革新的な進化なのです。
もう一つの側面「転記」は責任の所在を曖昧にする
社内の事務処理を想定して下さい。
お客様から紙の請求書が届き、社内での経理処理に請求書内容（紙情報）を
ご丁寧にPCにて「転記入力」します。
この際に、人間のやる事ですので一定数のミス転記も起こります。
この際に誤って請求金額を振込んだ場合の責任は誰になりますか？
もちろん「転記した人」になりますよね。
この対応策として考えられるのは「転記ミスの確認」と言う変な方向に進みます。
紙の一次情報を担当が「転記」して、ミスが無いか第三者が「チェック」する…
何かおかしく無いですか？
でも実は同様の内容を日々多くの担当者が繰り広げています。
お客様からFAXで届いた内容をご丁寧にPCで再入力…
こんなお仕事を日々業務を忙しくこなしております。
どうですか？心当たり無いですか？
これらを勘案した上での「転記」作業百害あって一利無しです。無駄作業の極致です。
ここに疑問を感じながらも、旧タイプと新タイプの切り替えが出来ていないのが現状です。
新旧タイプの整理してみます。
※旧タイプ（アナログの手書き）、新タイプ（デジタルデータ）
【PC存在前】
手書き伝票→手書き台帳（転記）：アナログ＆アナログ
【PC存在する現在】（理想）
PC入力データ（デジタル）→デジタルデータを台帳
本来なら、ここに行き着くはずでしたが
有る過渡期に「アナログ＆デジタル」と言う時期がありその名残が残ってしまっています。
PC入力データ→紙orFAXで送付（アナログ）→PCに転記入力
この様にせっかくデジタルで作成したデータをアナログに変換して、再度デジタルに変換している状況です。
ここでは、未だにインプット状態をPCでは無く全て紙と言う事業者は別問題（区別）して下さい。
ここの真意は理解いただけましたか？
PCがこの世に存在してデジタルの恩恵を受けるはずが
過渡期のデジアナ混雑の状況から脱皮出来ていない事で
現在でも不効率の極みで有る「転記」と言う悪業が残ってしまっていて、全体の効率化を阻害しているわけです。
では、ここのメスを入れるにはどうしたら良いか？
「＃転記撲滅キャンペーン」を行うしかありません。
具体的な事例や活動の方向性、中途半端な国の施策諸々に
言及しながら「＃転記撲滅キャンペーン」を進めて行こうと思います。
シリーズ化しますのでお付き合い下さい。
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