経営者との会話の中で
「事務仕事が忙しいので事務員パートを増やしたい」
気持ちはわかりますが、実はここには落とし穴があります。
事務仕事は代替が出来、誰でも出来る簡単なお仕事？
こんな刷り込みが見え隠れします。
確かに事務仕事はルーティン業務であり、本業の中でもコア/ノンコアと
分類したらノンコア業務に位置する業務ではあります。
その辺の思いから「誰でも出来る簡単なお仕事」と言う思いにつながります。
しかし、違った観点から読み解きます。
誰でも出来るなら、もっと効率化出来ても良いよね
この様な目線から見て見ますと、事務仕事を軽く見ている方々からすると
「事務仕事＝改善の余地無し」こんな思いから
「事務仕事が忙しいので事務員パートを増やしたい」と、こんな発想につながり
「効率化議論よりも人手で解決」として結論付け、進化をストップさせてしまいます。
実はこれは大きな落とし穴で、効率化阻害の第一原因でもあります。
具体的な事例としてですが
「まちの総務」として、多くの企業さまのITサポートをさせていただいております。
その中で、業務の効率化もメインとして進める中、大きな課題が浮き彫りに
企業の規模に関係無く「総務的」な業務担当は各社に存在します。
これらをバックオフィス系業務と位置付けた場合には
業種、職種に関係無く共通性のあるお仕事がバックオフィス系業務です。
同じInputに対して同じOutputを出す業務において、同様のお仕事をしている内容にも関わらず
各社、各担当により全然違うアプローチでお仕事をしている事実が散見できます。
それぞれのアプローチにより効率的に進んでいる企業と非効率な企業が見えて来ます。
これらの違いは何なのか？
と分析調査して見ますと、確かに企業規模によってシステム化されている会社もありますが
違いはそこでは無く、担当者に依存（担当者の意識に）すると言うのが回答です。
スーパー事務員がいる会社：問題意識も強く改善を行う意識が強い
指示待ち事務員がいる会社：教えてもらった内容を疑問を感じずに黙々とこなす
どちらも事務仕事から見ますと一見正解のように見えますが
実はここの大きな違いがあり
「事務仕事が忙しいので事務員パートを増やしたい」の質が変わって来ます。
言葉を選ばずに乱暴に表現しますと
指示待ち担当をどんな増やしても結局何の進化も無く忙しさは変わらない
であれば、1人の優秀なスーパー事務員がいるだけで十人力のお仕事が進みます。
スーパー事務員のお仕事（仕組み化）を進め
その上で「事務員パートを増やす」事で更に大きな発展が期待できます。
では、スーパー事務員はどこにいるの？
この様な方が世にいっぱいいて、各企業に配属されればベストですが現実的には難しいです
スーパー事務員ですから、やっぱりマレです…しかし実際には存在します。
私自身も、数名の前向きなスーパー事務員の存在を確認しています。（希少種です）
ここからは「まちの総務」的発想です。
実際の所は、スーパー事務員が効率的に行っている仕組みをオープン化して
「スーパー事務員」の業務自体を全面に出してフューチャー出来れば良いですが
様々な理由（顔出ししたくない、会社の都合…）で難しいです。
で有れば「まちの総務」の出番です。
良い仕組みを「オープン化」するサポートを行います。
まずはまちの総務としてサポートしている企業に情報を提示して
標準化としての利活用試用を進めます（実績作り）
評価として汎用性があり標準化が可能であれば、汎用システムにします。
そこから紐解き、先ずはローカルな仕組み化を推進し効率化目処が立ったら
汎用システムに移行を促します。
その際に「スーパー事務員」のメリットは？
自分で頑張った経験を他人に渡すだけ？とならぬ様に次の仕組み作りを一緒に進めます。
前向きな方は比較的「オープン気質」です
自身の研鑽（発展）のために他人からもいっぱい情報を得ているためです。
そんな際に、登場するのがシステム屋になります。
効率的な仕組み作りを行う「スーパー事務員」とシステム化のプロ「システム屋」がタッグを組みます。
そうする事で、汎用的で効率化を目的にしたシステムが出来上がります。
※この際はオリジナル製品を目指すのでは無く、仕組み化実現に近い汎用システムを評価します。
そうして、仕組み化した内容が中小企業に派生して行ければ
多くの方（経営者、事務員）が助かり、効率化の一歩が進み
そこまで進んではじめて「事務仕事が忙しいので事務員パートを増やしたい」
につながると、負の連鎖から正の連鎖につながります。
これらの情報を事例を交えながら、スーパー事務員のお力を借りて
ご報告して行きます、お見逃し無く。
