前回は「【業務分析】単純業務で繰り返しですが属人化しやすい勤怠業務」
についてお話しをしましたが
今回は具体的な効率化案につきまして解説です。

先ずは前回の整理も含め「勤怠管理とは」
・個人の給与を決める大事な業務
・間違えがあってはならない重要な仕事
・毎月の期限が決まっている待った無しの業務
・社員数(派遣社員含む)に応じて仕事が増える業務
・社員が全員がルールを守らないケースも多く確認作業が頻繁

この位大変でプレッシャーのかかる割に
周りからは
「毎月同じルーティン業務」
「もっと効率化出来るでしょ」
的な見方をされるいわれの無い迫害wwを受けているお仕事です。

前置きはここまで、ではサクッと効率化しましょう。
「実務」と「確認業務」は分けましょう。
以外に混在していて実務と確認業務を一緒に進めるので
効率化(思考の集中)が途切れます。

一つの事例として、時間給計算の企業を例に
(基本給ベースの会社はもっと楽です)
実務とは
勤怠で重要なのは、所定の勤務時間を何日勤務して、何時間残業(休出)したか
この累積でしかありません。
・月の出勤日数*所定勤務時間
・月の残業時間(休日出勤時間)

必要なのは何日休んで何時間残業したかだけで良いわけです。

確認作業とは
・タイムカード時間との差異
・タイムカード押し忘れ
・残業申請(休日申請)が出ているか否か
・業務命令の早出残業なのか、単なる混むのが嫌で個人理由で早出なのか?
・残業時間に食い込んでいるが本当の残業なのか?

現状の多くが
これをひっくるめて社員全員分の確認を同時に進めています。
心当たり有りませんか?

これは「お金は重要」「間違えてはならない」この正義感からです。

シンプルに言います。
「実務」と「確認業務」は分けましょう。

確認作業は前段取りで実施するか、無くしましょう。
そうして実務だけに徹して、最大限合理化しましょう。

こう言っても「???」マークが出ますよね。
「そうは言っても出来ない」と多くの担当は言います。

過去のデータや現状分析して「ルール化」すれば良いのです。
担当者のお仕事を整理すると(ISOで言うと責任と権限)
「提示された情報を間違いなく集計する事」
「ミスや曖昧を是正する事」

で有り、ミスを担当の責任で毎回修正する事では無いですよね。

本来の業務は「実務」だけで良いはずです。
ここまで言っても
「でも…」
「これも仕事なので…」
「そのために担当」

こうなります。

「エッではあなたは業務を楽にしたく無いのですか?」
「楽したいって言いましたよね?」

こんな不毛なやりとりを繰り返して来ました。

結論から言うと、始めて見ればなんて事ないです。
現状のやり方を変えられなかっただけです。

ご相談に乗らせて頂きます。

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