『まちの総務』として企業さまのITサポートを行う中
担当者の頭の痛い内容最上位「共有ファイルの管理」についての相談です。
私も前職時に社内共有ファイルの管理を行っていたので
担当者のお悩みは痛いほど分かります。
どのようなお悩み（課題）かと言うと
社内にパソコンが増えて来ると、次に検討すべきは
「誰々の作ったファイルが見たい」「あのファイル見せて」的な
PCで作ったファイルを共有するニーズが出てきます。
そこで登場するのが、皆さんが作ったファイル類を共有サーバー上に保存して
他の人も見える（更新出来る）環境を作って便利にしましょう。
共有は便利なのでこれは何処の会社でも行っている内容です。
その共有サーバーの運用をIT担当者が行うわけです。
当初の目的は些細な「他の人のファイルを見たい」から共有サーバーを準備
ユーザーは便利なので、あれもこれも共有サーバー上に保存します。
すると次に出て来るのが運用です。
※多くの担当者はここで事の重大さに気付きます。
他人が作ったファイルではありますが、サーバー上に保管した際に消えたりしたら困りますよね。
「あの重要なファイルが消えちゃった、助けて！」
それでは困るので、次に検討するのが「バックアップ」になります。
様々な機構や仕組みもあり、担当者は頭を悩ませながらバックアップを行います。
共有環境とバックアップ環境揃えたから「安心、安心」
といかないのが「このファイル共有管理の難しさ」です。
軽いサービス精神と必要性によってサービスの一環として運用したはずの
「ファイル共有サービス」…
いつしか、責任と言うプレッシャーとの戦いに突入して行きます。
増えるPC台数、性能強化で増えるファイル容量とファイルの数
導入当初とは違い、幾何学的に増える保管数
それに比例して、ファイル管理人としての「責任」だけが付き纏います。
「容量が足りない」「ファイル消えたから戻して」「なんでバックアップ取れて無いの（怒）」
サーバーが異常や壊れよう物なら全責任は一担当者にのしかかります。
ユーザーは無責任な物です、何処かで誰かが管理している物と
無尽蔵にサーバー容量はあると勘違いして、大容量ファイル…
もっと言うと自身のPCバックアップまで共有サーバーに保管する始末です。
「共有サーバー＆バックアップ管理」までで充分と思っていた内容に
次の大きな課題がのしかかります。
「共有ファイルサーバーの管理課題」
実は地味に一番大きな、解決の難しい課題になります。
本来なら、利用目的を明確にしてルールを作り、それを遵守する形で
ユーザーに解放するのが筋ではありますが
最初は軽い気持ちで……徐々に伸びて行き
気付いた時には「無政府状態（無管理）」で担当者個人にだけ責任だけ残り日々悶々と
これは一部の事例では無く、多分ですが全ての企業での課題では無いですか？
大手など専門部署がある場合などは管理が入っている可能性もありますが
なんと無く便利で魅惑的な「共有管理」の奥に潜む「恐怖の管理」
このお悩みは本当に特殊で、一般ユーザーや上司にも理解してもらえず
リアルに担当している担当者しか分かり合えない難しい課題になります。
このお悩みの相談が多いと言うのも頷けると思います。
ここまでは問題提起部分です、「ではどうするか？」ここが一番重要です。
明確な回答は難しいですが、一定数の方向性は示せると思います。
長くなるので次回に続きます。
