「無管理状態の共有サーバーをどうしたら良いか」

この章では「対応策」について考えて行きたいと思います。
色々な方策はありますが、何が正解かは企業規模、担当スキル、組織体制でも
違いますので参考程度に聞いて下さい。

今の管理は捨てて、新たな管理を導入する

ここで書くと何か？？でしょうが、内容的には「新たな管理を導入しましょう」
としか言えません。
現行管理（無管理状態）で成長してしまった怪物ファイルに今から手を付けるのは無理です。
仮にルールを作って適応しても全ユーザーに遵守してもらうには
時間も労力もかかりまず持って難しいですね

そこで大前提として、現状の共有サーバー（バックアップ機能付）は現状のまま運用して
もらいます。（最終的には壊れもしりませんからね…位のスタンスで）

シン共有環境

そこで行うのが、先ずは上長や経営層を説得して新たな「シン共有環境」を新規で準備させてもらいます。
これは企業の状況でクラウド型、オンプレ型どちらでも構いません。
次に重要になるのが、ファイル構成（ディレクトリ構造）管理になります。

今まではユーザー任せで、勝手にファイルフォルダを付けて勝手にファイルを保存していたので
無管理状態になりましたが

今回の新設「シン共有環境」ではしっかりとした管理下で運用を行います。
最低限のルールとして「部門や部署の共有案件のみ保管を許す」になります。

その際に重要になるのが「フォルダ構成」の決定になります。
※言葉的にフォルダ、ディレクトリと様々な呼び名がありますが同義です

ここで悩むのが「フォルダ構成」（名前の付け方や構造の作り方）になります。
ここは本来部門長に任せたいですが…任せても出来ないから今につながります。
だからと言って、一担当に決められるか？と言う問題にもなりますが

先ずは基本に帰りましょう。
部門の事務所に書庫（ファイル棚）はありませんか？
その中にバインダー的な文書の綴込みがあると思います。
その背表紙がフォルダ構造の名称になるイメージです。
想定として、部門内書庫に保管してある資料類が本来
部門内で共有されるべき（すべき）資料ですよね。
先ずはここが第一前提です。

ディレクトリ構造の一番最上層に部署名、二階層目にファイル棚名、三階層目にフォルダ名
その配下に、各園ファイルを保存するイメージです。
本来なら、ファイル命名規約までルール化出来ればベストですが、それは一旦保留

ファイル環境を準備しつつ、既存の無管理サーバーから順次「シン共有環境」に移行
こんな段取りです。
その際には「ルール（管理状態）」も明記して行きましょう。
例、個人ファイルの保存禁止、二階層目までので作成は認可制、定期的に見直し

過去の無管理状態のサーバーは提供しつつも、基本管理はバックアップ等は行いますが
容量増強その他は行いません、管理は各自判断のもと使って下さい。
業務として共有保存して行きたい内容は、管理された「シン共有環境」を使って下さい。
このような感じで、管理を分けます。

一部からは不平不満も出るかもですが、そこは「知らんがな」と割り切りましょう。
これは「まちの総務」としてのご提案回答になりますが
他に良い施策がありましたら教えて下さい。

「あなたの困ったは既に回答を持った誰かがいます」
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