言わずと知れたビジネス界の怪物級ソフト「Excel」。
今や定番を通り越し、日々の業務で最も頻繁に使うツールのひとつとして
もはやなくてはならない存在です。
その一方で、長年使われてきたがゆえの課題も浮き彫りになっています。
Excel運用に潜む落とし穴
特に以下のような課題が、現場の業務改善相談でも多く聞かれます。
• 属人化：マクロや関数を駆使しすぎて、他の人がメンテナンスできない
• 見た目重視：パッと見て美しい表だが、二次利用・加工ができない
• データ量オーバー：PCやExcelの限界を超えるデータ処理
今回は、これらの中でも特に「二次活用ができないケース」について、より深く考察してみましょう。
一覧表の罠 「見やすい」は「使いやすい」とは限らない
現場でよく見られるのが、Excel上で「見た目を整えた集計表」を作るスタイルです。
例えば：
| 氏名 | 6/1 | 6/2 | 6/3 | 6/4 |
| 山田 | ○ | ✕ | ○ | ✕ |
| 佐藤 | ✕ | ○ | ○ | ○ |
このような“横展開”の表は、ぱっと見で状況が把握でき、報告書や印刷物としては申し分ありません。
しかし、データ分析やシステム連携の視点から見ると、大きな問題を孕んでいます。
問題の本質：「構造化されていないデータ」
上記のような一覧表は「視覚的に整っているだけで、データとしては非構造的」です。
例えば、勤怠データや売上データをBIツール（Power BI、Tableauなど）に読み込もうとしても、
こうした横展開形式では以下の問題が起こります。
• カラム（日付）が可変なので、自動処理に向かない
• 月ごとのシート分割で、統合処理が煩雑になる
• 集計やフィルタ処理が柔軟に行えない
つまり、「見た目を整えること」を目的にした表は、その後の分析・再利用・他システムとの
連携に不向きであり、デジタル資産としての価値を持たないのです。
では、どうすれば良いのか？
正解は「縦持ちデータ（ロング形式）」への意識転換です。
例えば先ほどの表を、「縦軸形式」に変換すると以下のようになります。
| 氏名 | 日付 | 出勤 |
| 山田 | 2025/6/1 | ○ |
| 山田 | 2025/6/2 | ○ |
| 山田 | 2025/6/3 | ✕ |
| 佐藤 | 2025/6/1 | ✕ |
| 佐藤 | 2025/6/2 | ○ |
| 佐藤 | 2025/6/3 | ○ |
この形式であれば、以下のメリットが生まれます。
• ピボットテーブルやBIツールで自由自在に集計・可視化可能
• システム連携や自動処理が容易
• 時系列データ分析に対応
• データの再利用性が格段に向上
有効な対応策とアプローチ
対応策 内容 備考
- データ構造設計の標準化 縦持ちフォーマットを基本形とするルールを整備 業務別テンプレートの配布が有効
- 教育・啓蒙 「なぜ縦持ちが良いのか」を全体に理解させる 実例を交えた社内研修が効果的
- 変換ツールの導入 横持ち → 縦持ち変換用のVBA・Power Queryなど 作業の自動化と属人化防止に貢献
- 分析・可視化のデモ BIツールなどを使い、縦持ち形式の利点を実感させる 見える化の成功体験が行動変容を促す
まとめ：Excelは使い方次第で「資産」にも「負債」にもなる
Excelは非常に柔軟なツールであり、活用次第で業務効率を大きく高めることができます。
しかし、「見た目優先」のクセが抜けないままデータを扱うと、次の処理・分析・連携で壁に
ぶつかることが多々あります。
特にDX化が進む今、「データは再利用前提で設計する」という視点が欠かせません。
「縦軸と横軸の違い」こそが、その最初の分岐点なのです。
必要であれば、テンプレートや変換ツールの具体例もご紹介可能です。
現場で「今あるExcel資産をどう活かすか？」を一緒に考えていきましょう。
