近隣の企業さまにITサポートをしている中
改めて気付いたポイントを記事にします。
同様の業務なのに関わらず、各社別々の運用をしている非効率さ
この内容について、事例を元に解説します。
企業活動の中で、バックオフィス系業務と言われる
いわゆる「総務系の業務（人事、総務、経理、IT、購買など）」
企業規模、業種に関わらず企業として同じアウトプットを求められています。
ここに異論は無いですね。
多少のインプット情報の精度や量の違いはあれど基本は一緒です。
各社、それぞれに担当部署があり担当者が日々忙しく業務遂行しておりますが
これを一歩引いた立場（目線）で見た時にかなり大きな非効率な部分が見えて来ました。
同じ仕事なのに、各社バラバラの運用が存在
「同じ仕事なのに、各社バラバラの運用が存在」と言う事実です。
自社だけを見ている担当者からしますと、自社の運用が標準であります。
過去に先輩から教わったり、経験の中でアイディアを出しながら自主改善も進めたかもです。
これを「まちの総務」的に企業に横串をさして俯瞰視してみると
同じインプット/アウトプットの業務にも関わらず、それぞれが違う運用で行っている
事実が見えて来ました。
マニュアル化する事で見えてくる事
企業さまのITサポートの一環で、「業務マニュアル作り」をサポートしている中
各社担当者に業務フローや進め方をヒアリングしてマニュアル作成して見ると。
同じ内容なのにも関わらず、全然違う運用を行っている状況が確認できます。
- A社では、手書き資料を作成して電卓で集計
- B社では、Excelに手入力を行い台帳集計して運用
- C社では、Excelマクロを作って集計処理を自動化して運用
- D社では、SaaS活用してクラウド上で情報共有して運用
同じ結果が求められる業務なのに、様々な仕組みで運用しております。
この差はどこから出ているのか？
大きな違いは人力の差
会社の規模や人材規模にもよりますが、大きな違いは人力の差になります。
- 教わった内容をこなすのが精一杯
- 忙しくて改善している余裕が無い
- 身近に改善サポートする人材がいるか？
- 自ら改善意欲が強く仕組み化するか？
ここでも書きましたが「スーパー事務員」がいるか否かが大きいです。
地方行政をイメージして見て下さい。
予算規模の違いで、行政区により業務効率化（デジタル化）の差は顕著です。
同じ業務を行うにも自動化（効率化）が進んでいる行政、従来通りの行政と差が出て来ます。
そんな際、横串をさす組織として「デジタル庁」の発足
全自治体に共通の仕組みを導入して全体最適を目指す中
今度は足かせになっているのが、デジタル化が先に進んだ先進自治体です。
既に稼働しているシステムとの整合性が難しく、未導入行政よりも歩み寄るのが厄介になります。
これは「卵が先か鶏が先か」議論になるので言及はしませんが
今、中小含めた企業の中でも同様の状況が起きております。
同じ仕事なのに違う方法で、企業により効率化/非効率化の差が出ています。
流石にこちらは民間なので行政の介入は難しいですが
そこを担うのが「まちの総務」の役割になります。
端的にまとめます。
【第一Step】
・業務内容をフラットに確認して、現行のベストプラクティスな仕組みを推奨します。
・推奨された仕組みを、各社に導入して全体最適化を図ります。
※この段階では出来るだけ費用工数がかからない現場対応出来る仕組みを推奨
・Excelマクロ（VBA）処理
・RPA処理
・キントーンなどのノーコードアプリの導入
ExcelマクロやRPAの「属人化、継承制」問題
そこで出てくる、ExcelマクロやRPAの「属人化、継承制」問題
これは一社で、クローズドの中で起こり得る問題です
同じ良い仕組みを各社に展開する事（広まる事）でこれらの問題は解消されます。
必要で有れば、弊社が代わってマニュアルや仕様作りをサポートします。
仕組みの標準化が出来ればしめたものです。
次の課題に進みます。
多くの企業に使っていただくために「どのように広げるか？」です
