「客先からの見積＆請求書を電子データに変換したい」の相談につきまして対応策として
前回はデジタル化の側面について書きました
DX：顧客を巻き込み電子データ（デジタルデータ）でのやり取りに変更
今回はDXの側面から解説してみます。
前回のおさらいからですが「なぜデジタルで作った資料をアナログ（紙やPDF）」にしているのか？
考えられる内容としては
・改変防止（デジタルだと書き換えられる）
・見易さ重視（特定のフォーマット）で送りたい
・担当がデジタル苦手
・単に指示通りに従っている
こんな感じかと思います。
深層部に変化を嫌う傾向もあり何か変える事よりも手間掛けても現状維持を続けたりもします。
そこで「DX」です。
1番手間を掛けない方法は、デジタルデータのまま送っていただく事です。
(改変が心配なら一歩譲ってPDFも一緒に添付)になります
が…これでは単にデータ渡しなのでコピペになります。
もう一歩進めましょう。
見積もりや請求書内容に則したデータ形式で入手出来たらどうですか？
これであれば、受け取った側のシステムにも連携しやすくなりませんか？
ここでもう一つ深掘りします。
ExcelやWord形式では無くデータ形式？
そうで無くてもデジタルが苦手な担当者に期待されても…こんなお声が
これはデジタル側（有識者）で解決策を提示すべき内容です。
昨今はAIやデジタル解析も進んでいます。
見積もりや請求書を自動で読み込んで、データ形式に変換してくれれば良いのです。
その際のデータ変換（記述方式）としてはXLMやJSONで良いと思います。
例
“顧客名””〇〇株式会社”
“自社名””△△株式会社”
“品名1″”メモリ8GB”
“数量1″”3”
“単価1″”10000”
…
“合計””30000”
“振込先””〇〇銀行”
的に変換、項目名は統一が好ましいですね。
このデータを受けた方のシステム側でデータ自動読取…これでOKです。
Excel等の台帳に自動変換でも良いですね。
既に名刺管理などでは無償サービス品も出ています、システムセットであれば楽々明細など
経理系独自システム単体では実施可能です。
しかし、メーカー囲い込みでは無く標準化で共通性も持って進めて欲しいです。
先ずはここまでは早急に進むべきかと、既に技術的には確立しているので
標準化され広まるべきかと個別のRPAでは片手落ちです。
本当の意味でのDXはもう一歩先にありますが
先ずは現状改善を早急に進めて欲しいと思います。
私自身ももう少し考えて整理してみます。