“自分しか分からない仕事”をなくす一番簡単な方法
多くの中小企業の総務担当者は、こんな状況に心当たりがあると思います。
「この仕事、私しか分からない」
「休みの日に問い合わせが来る」
「引き継ぎが難しい」
総務の仕事は幅広く、しかも頻度がバラバラです。
• 年1回の健康診断
• 年末調整
• 社員証の発行
• 社用車の管理
• 社内イベント
• 郵便物対応
そのため、業務が頭の中の記憶で管理されがちです。
本来であれば業務マニュアルを作るべきですが、現場ではこう言われます。
「忙しくてマニュアルを書く時間がない」
実はここに、AIが非常に役立ちます。
AIを使うと、普段の仕事から簡単にマニュアルを作ることができます。
そしてこれは、今回のシリーズの中でも
最も即効性があり、再現性の高い業務改善の一つです。
なぜ総務業務はマニュアル化されないのか
理由はとてもシンプルです。
マニュアル作成は時間がかかるからです。
例えば
・文章を書く
・手順を整理する
・抜け漏れを確認する
これをやろうとすると、1つの業務でも1〜2時間かかることがあります。
その結果、多くの総務業務は「担当者の経験」で運用されます。
しかしこれは
・引き継ぎができない
・ミスが起こる
・改善できない
という問題を生みます。
AIを使うと何が変わるのか
AIは作業手順を整理することが非常に得意です。
「作業メモ → 業務マニュアル」に変換できます。
しかも数分で作れます。
今日からできる方法
「作業メモ」をAIに整理させる
まず難しく考える必要はありません。
業務を行うときに、簡単なメモを残すだけで十分です。
例えば「社員証発行」の作業
作業メモ
・写真データ確認
・社員番号確認
・カード印刷
・台帳登録
・本人に配布
この程度のメモで構いません。
次にAIに依頼します。
「この作業メモから総務業務マニュアルを作ってください」
するとAIは社員証発行マニュアル
1. 社員番号を確認する
2. 写真データを確認する
3. 社員証カードを印刷する
4. 社員証台帳に登録する
5. 本人に配布する
という形に整理します。これでマニュアルの下書きが完成です。
実務で便利な使い方
「新人でも分かるマニュアル」にするAIには次のように依頼すると便利です。
「新人でも分かる業務マニュアルにしてください」
すると
・説明が追加される
・注意点が書かれる
・分かりやすい文章になる
現場で使えるマニュアルになります。
もう一つの便利な使い方
「チェックリスト化」
AIに次のように依頼します。
「この業務をチェックリスト形式にしてください」
すると
□ 社員番号確認
□ 写真データ確認
□ カード印刷
□ 台帳登録
□ 本人配布
という形になります。
これにより作業漏れが防げます。
特に効果が大きい総務業務
AIマニュアル化は、次の業務で特に効果があります。
頻度が低い業務
・健康診断
・年末調整
・労基署対応
久しぶりにやると手順を忘れてしまう仕事です。
担当者しか知らない業務
・備品管理
・社用車管理
・契約書保管
属人化している仕事です。
手順が多い業務
・入社手続き
・退社手続き
・社内イベント
ミスが起こりやすい仕事です。
定性的効果
総務の働き方が変わる
業務マニュアルが整うと、現場では次の変化が起きます。
まず仕事が見える化します。
これまで頭の中にあった業務が整理されます。
次に引き継ぎが楽になります。
担当者が変わっても仕事が回ります。
さらに業務改善ができるようになります。
手順が見えると、無駄な作業が分かります。
定量効果（モデルケース）
例えば総務担当者が月に10回「手順を思い出す」「確認する」
作業をしているとします。
・1回の確認時間 約10分
・月 100分
・年間 約20時間
・時給2,500円とすると年間5万円の時間コストになります。
しかし実際には
・引き継ぎ
・ミス対応
・確認作業
なども減るため実質的には年間10〜20万円程度の効果になるケースもあります。
実は一番効果が大きい仕事
総務業務のAI活用の中でマニュアル化は特に効果が高いテーマです。
理由はシンプルです。
総務の仕事の多くは「情報整理の仕事」だからです。
AIはまさに情報整理の専門家と言えます。
今日できる最初の一歩
まずは次のことだけやってみてください。
「今日やった業務を1つ箇条書きでメモする」
それをAIに「業務マニュアルにしてください」と依頼する。
これだけで最初のマニュアルが完成します。
小さな一歩ですが、それが積み重なると
「誰でもできるマニュアル業務」に変わっていきます。
そしてそれは総務担当者自身の働き方を大きく楽にしてくれるはずです。
是非とも積極的に活用して見てください。