総務が今日から使える実践テンプレート【※実践プロンプト付き】
中小企業の総務担当者にとって、入社・退社の手続きは「特別な仕事」ではありません。
しかし現場では、こんな状況がよく起こります。
• 入社初日にPCが用意されていない
• 社員証や作業着の準備が間に合わない
• 退職時の貸与物回収が漏れる
• 社会保険や各種手続きの確認で何度もメールが往復する
原因はほとんど同じです。業務が「人の記憶」に依存していること。
つまり、担当者が経験で覚えているため、忙しくなると漏れや確認作業が発生します。
ここで役に立つのが、AIを使った手続きの標準化です。
難しいシステムは必要ありません。
チェックリストをAIで整えるだけで、業務の質が大きく変わります。
まず最初にやること
「入社」「退社」の作業を書き出す
まずはAIを使う前に、現在の作業を整理します。
例えば入社の場合、多くの会社では次のような業務があります。
◆入社前
・雇用契約書作成
・入社書類送付
・社会保険書類準備
・PC準備
・メールアカウント作成
・制服・作業着準備
・社員証作成
◆入社当日
・入社書類回収
・会社ルール説明
・勤怠システム説明
・社内紹介
◆入社後
・社会保険手続き
・給与登録
・教育スケジュール共有
◆退社でも同様に
・退職届受理
・社会保険手続き
・貸与物回収
・アカウント停止
・最終給与処理
などの作業があります。
まずはこれを箇条書きで書き出すだけで十分です。
次にAIを使う
作業を「チェックリスト」に変える書き出した内容をAIに整理させます。
例えば次のように依頼します。
AIへの依頼例（プロンプト例）
「次の入社手続きを、総務担当者が使えるチェックリストに整理してください。
入社前・入社当日・入社後の3つに分けてください。」
するとAIは
・抜け漏れを補い
・作業順序を整理し
・読みやすいチェックリスト
を作ります。
ここで重要なのは、AIは“整理役”として使うことです。
ゼロから作るよりも、今の業務を整理する方が実務に合います。
現場でそのまま使える入社手続きチェックリスト例
実際に現場でよく使われる形は次のようなものです。
◆入社前
□ 雇用契約書作成
□ 入社書類送付
□ 社会保険書類準備
□ PC準備
□ メールアカウント作成
□ 社員証作成
□ 制服・作業着手配
◆入社当日
□ 入社書類回収
□ 勤怠システム説明
□ 社内ルール説明
□ 配属先紹介
◆入社後□ 社会保険加入手続き
□ 給与システム登録
□ 社員名簿登録
これだけでも「あれ、何か忘れてない？」という確認時間が大きく減ります。
AIの便利な使い方
「役割別チェックリスト」を作る
中小企業では
• 総務
• 現場
• 情報システム
• 上司
がそれぞれ入社準備に関わります。
AIに次のように依頼すると便利です。
AIへの依頼例（プロンプト例）
「入社手続きを総務・上司・情報システムの役割別チェックリストに整理してください」
◆総務
・雇用契約
・社会保険
・社員証
◆情報システム
・PC準備
・メールアカウント
◆現場
・座席準備
・教育担当決定
という形に整理できます。
これにより誰が何をやるかが明確になります。
もう一つ便利な使い方
「退社手続きチェックリスト」
退社時のトラブルは貸与物の回収漏れです。
AIに次のように依頼すると整理できます。
AIへの依頼例（プロンプト例）
「退社時の貸与物チェックリストを作ってください」
例えば
□ PC
□ 社員証
□ 制服
□ 鍵
□ 社用スマホ
これをチェックシートにするだけで回収漏れがほぼなくなります。
AIは「業務の整理係」
AIは魔法のツールではありません。しかし、総務業務では
• 作業整理
• マニュアル作成
• チェックリスト化
が非常に得意です。
特に入退社手続きは会社ごとに違うが、構造は同じ仕事です。
だからこそAIで整理する効果が大きい分野でもあります。
小さな改善が大きな違いになる
入退社手続きは毎月発生する仕事ではないかもしれません。
しかし、準備が整っている会社とそうでない会社では
• 初日の印象
• 手続きのスムーズさ
• 担当者の負担
が大きく変わります。
そして何より総務担当者が慌てなくなります。
AIは、そんな「裏方の仕事」を静かに支えてくれるツールです。
次回は社内規程をAIで整理する方法を紹介します。
多くの会社で「誰も読んでいない就業規則」を社員が使える情報に変える方法です。