顧客サポートの状況を共有しながらみんなでパッピーになりましょう。
事務系業務の改善案として全ての業種で参考になると思います。
特に士業系の業務は専門性や小規模や個人事業主も多いために
昔ながらの業務遂行から脱皮出来ずに不効率な業界と伺っています。
そんな業界にも何か参考になればと言い想いで
「士業をDXハックする」をシリーズ展開致します。
前回は第一ステージとして
ファイル共有のフォルダ構成について解説しました。
今回は第二ステージ
- 情報の一元化は出来ていますか？手書きや二重打ちしてませんか？
- マスター情報はメンバー間（チーム内）で共有出来ていますか？
- 顧客ヒアリングシートは手書きで無くデジタル化しましょう。
この章のポイントは「手書き文章の廃止」です。
手書きをアナログと置き換え、電子文書をデジタルとした場合
転記や打ち間違いが無いのはどちらですか？
手書き文字は、二重転記が必要であったり、転記ミスを誘発します。
無駄業務の最大の敵は手書き文字のデジタル化（変換作業）です。
最初のインプット情報からデジタル化（電子文書）されていれば
コピペが可能なので転記ミスも二重手打ちも無くなります。
多くの事業所でこの問題が見過ごされています。
担当も上長も問題と言う認識も薄いです。
これを日単位で正式に分析すれば、かなりの工数がかかって事実に気付きます。
- 情報の一元化は出来ていますか？手書きや二重打ちしてませんか？
- マスター情報はメンバー間（チーム内）で共有出来ていますか？
この部分が出来ていない組織や事業者はすぐにでも実行を試みましょう。
・顧客ヒアリングシートは手書きで無くデジタル化しましょう。
これは業種によっても違うかもですが、顧客対応の士業系は基本同位です。
では、どうやってするの？
理想は顧客先でにヒアリング時にPCやタブレットに直に入力
この際にExcelやGoogleFormなどを活用すれば尚良い。
そのハードルが高いので有れば、ヒアリングシート（最初は手書き）を
事務所に帰ってからPC入力（一回は必要）を行います。
それを、第一ステージの顧客フォルダに保存して流用します。
この行為は次のシステム化や仕組み化の際に絶対に必要となります
大変重要な作業になりますので頑張りましょう。
手書きは業務効率化に置いて「百害あって一利なし」直ぐにで廃止しましょう。
「私はアナログ派なので」は既に老害です
みんなの迷惑で効率化を阻む最大の原因です…
ここは絶対に譲れない部分です。
外注してでも実施しましょう。
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