シリーズ第2章は、総務担当者の“日常風景”ともいえる「属人化」課題から。
笑って読める。でも、読み終わるころには「これは構造の問題では？」と気づく
そんな物語仕立てでお届けします。
今回は「属人化・ブラックボックス系あるある」から、特に共感の多い4つを取り上げます。
フフフと笑いながら、気づけば組織の構造に目が向くそんな物語です。
- 「その仕事〇〇さんしか分からない」が多すぎる
- 引き継ぎ資料が存在しない or 古い
- 前任者が辞めた瞬間に業務が止まる
- 自分が休むと会社が回らない気がする
1．「その仕事〇〇さんしか分からない」が多すぎる
◆フリ：日常・通常運転
「これ、〇〇さんに聞いてください」
社内でよく飛び交う言葉です。
◆ボケ：軽く見える出来事
〇〇さんは歩くマニュアル。聞けば何でも出てくる。頼もしい存在。わかるわかる（笑）。
◆カオス：実は深刻
でもそれは、“仕組み”ではなく“人”に依存している状態。
〇〇さんが不在になった瞬間、業務が止まるリスクを抱えています。
◆ツッコミ＆ほっこり
属人化は、能力が高い証でもあります。
だからこそ、その知見を「仕組み」に変えられたら最強です。
2．引き継ぎ資料が存在しない or 古い
◆フリ
「引き継ぎ資料ありますよ」と渡されたファイル。更新日は3年前。
◆ボケ
開いてみると、もう存在しない部署名や旧システムの画面。フフフ…。
◆カオス
最新情報は“前任者の頭の中”。
結局、口頭で聞き直し、自己流で補完し、さらにブラックボックスが増殖。
◆ツッコミ＆ほっこり
引き継ぎ資料が古いのは、忙しかった証拠。
だからこそ、更新を「善意」ではなく「業務」に組み込む工夫が必要です。
3．前任者が辞めた瞬間に業務が止まる
◆フリ
退職日。最後のあいさつ。
「何かあったら連絡くださいね」
◆ボケ
翌週。「あの処理、どうやるんでしたっけ？」
連絡先を探す総務。わかるわかる（笑）。
◆カオス
連絡がつかなければ業務停止。
属人化はリスク管理の問題でもあります。
◆ツッコミ＆ほっこり
総務は、会社の“継続性”を守る役割。
人が変わっても回る仕組みづくりは、まさに総務の価値そのものです。
4．自分が休むと会社が回らない気がする
◆フリ
有給申請のたびに、少しの罪悪感。
◆ボケ
「自分がいないと大変かも」と思いながらも、実は意外と回っている。フフフ。
◆カオス
しかし本当に回らないケースも少なくない。
それは責任感の強さの裏返しであり、同時に危険信号。
◆ツッコミ＆ほっこり
“いなくても回る”ことは価値が低いのではなく、仕組みが整っている証拠。
総務が目指すべきは「ヒーロー」ではなく「安定運用」です。
ブラックボックスは、怠慢からではなく“頑張りすぎ”から生まれることも多い。
「わかるわかる（笑）」で終わらせず、
“どうすれば仕組みに変えられるか”という問いに変えられたとき、総務はさらに強くなる。
次回も、総務のリアルをお届けします。