事務作業の効率化②、スーパー事務員を定義して見ます

前回、事務作業の効率化は人員増強では無く
1人のスーパー事務員が救うと書きました。

スーパー事務員を定義します

スーパー事務員？といきなり言われても？？かと思いますので
私なりの解釈で定義して見ます。
スーパー人材と言いましても、範囲や得意分野も違って来ますので
ここでは企業の特に総務部門などバックオフィス業務の中でも
ルーティン業務となっております、事務業務（PC業務）などの
改善意欲も高く、自ら変革や業務改善を進んで効率化をしている方
と勝手に定義させていただきます。

当然、スーパー事務員と言うからには対比する方もいらっしゃいます。
これは担当者をディスっている訳では無く、事務作業の担当をされている多くの方
との対比になります。

事務作業と言っても多種多様であります。
・情報をPC等に入力して台帳化や集計を行う作業などが一般的です
その際に行う作業の多くが、先輩から教わった内容や
昔からの慣習で行っている作業などがあり
業務をミス無く、滞りなく進めるのが基本ミッションであります。

日々、締切やミス無く進捗するためにストレスも感じながらも行っている作業です。
業務量の忙しさもあり、自身で改善なり他社の情報など調べている暇もない方も多いでしょう。
そんな、事務作業の多くがこの様なストレスと、このお仕事自体を軽く見る（代替に効く仕事）
との意識で長年変わらずに過ごして来た過去があります。
なので中々、特に中小企業などでは変革が進み難い環境でもありました。

そこで活躍する「スーパー事務員」の方です
この方々の多くは基本面倒くさがりです。
何でこんな面倒な処理をといつも感じている方が多いです。
どうすれば効率良く進むか？どうすればムダな処理が無くなるか？
この様な事を日々考えながら新たな仕組みや情報収集にも余念がない方です。

単なる、台帳化のExcel処理にしても、ルーティン業務であれば仕組み化したり
入力データの変換であればRPA処理などを学び試して見たり
再入力や手入力を極力廃止して確認作業を含めて効率化したり
色々と模索して改善を試みる方になります。
時には自ら調べてExcelマクロ（VBA）やRPAを駆使する方もいるでしょう。
※これをやりすぎると属人化しますが…

この様な自ら改善意欲を持って取り組んでいる方を「スーパー事務員」と呼ばせていただきます。

しかし、ここからが重要です。

「属人化や継承制の問題」と言いましたが、企業単位で考えると
この様な方に追従出来る方が少ないですが、この情報（良い仕組み）であれば
外部の方も含めて検討すれば、属人化も防止出来て多くの人が利用出来
改善を進めて仕組み化まで一緒にサポート出来れば
スーパー事務員の方の改善アイディアが活きて、他社を含めた事務員の効率化が図られ
仕組み自体が可視化され、システム専門家が再設計する事で全体最適が可能になります。

スーパー事務員さんのアイディアをシステム屋が具現化

システム担当者はシステム自体の設計や開発が出来ても、現場の課題は知りません。
現場の作業員も事務作業は出来ても改善アイディアは少ない場合が多いです。
そんな時に、事務員とシステム担当者の間を取り持つ「スーパー事務員」の存在が大きいです。
スーパー事務員さんのアイディアをシステム屋が具現化して
多くの事務員さんに広めるそれが「まちの総務」の役割になります。

システム屋が活躍と言っても、オリジナル開発の必要はありません。
機能を理解して汎用品（SaaS）等を検討したりノーコードツール等でサポートする感じです。
それも足りない時に最後の手段でオリジナル開発を行い汎用性を持たせます。

多くの企業で行っているバックオフィス系業務のほとんどはこの方式で仕組み化が可能かと思います
（自分調べ）
先ずはルーティン業務から改善を進めて行きましょう。
具体的内容をここのブログでもシェアして行きます。