まちの総務として多くの企業関係者とお話をする中で
一定の法則が見えて来たので文書に残します。
「仕事の効率化」と言うと何をイメージしますか？
「お仕事の無駄を極力排除して効率良くこなして行うこと」
になろうかと思いますが。
しかしこの「効率化」に関しては定義や範囲が曖昧で
人や性格によりまちまちの判断に分かれるワードにもなっております。
そこでもう少し突っ込んで「効率化を阻害する要因は何か」
この部分を分析してみます。
脳構造を理解して思考と実務作業を分離して行う
お仕事を進める中で、思考する時間（頭を使う）、実務をする時間（手を動かす）
この辺に分かれるかと思います。
先ずはここが明確に分離してお仕事を進めていれば比較的効率的に
業務遂行が進まれれていると思われます。
- （良）先ずは考えて思考を整理して、それを実務に落とし込む（思考と実務の分離）
- （悪）考えながら実務を並行して進める（思考と実務並行で脳がパニックに）
このような事は仕事を進める上では当然のスキルになりますが
（意外に出来ていない方も多いですが………）
その中でも見過ごされがちな、効率化阻害要因3選として
作業効率化阻害要因 3選 「探す、調べる、転記」
「探す」
お仕事の中で「探す」と言う行為は多くないですか？
自分のPCや共有サーバー内のファイルを探す。
書庫から書類を探す。
散らかった机の上から資料を探す。
「探す」これは意外に見落とされがちですが結構ストレスにもなり
業務の中でも知らず知らずに多くの時間を割いているケースが多いです。
「調べる」
次に多いのが「調べる」と言う行為です。
ネットで検索したり、行政HPからしらべたり
問い合わせたり、聞いたり、たずねたり。
何か具体的にはじめる時に「疑問や調べる」が出て来ると思考が止まってしまいます。
行動のやる気スイッチがOFFされてしまいます。
なので「調べる」は事前に行い実務とは引き離して行うべきです。
「転記する」
これも結構な頻度です。
手書きやFAX情報をPCに転記したり
電子データなのにコピペではなく二重打ち込みしたり
転記ミスがないか二重チェックしたり
手書き文字（アナログ）は二次活用出来ないメモでしかありません。
出来る限り業務の中での手書きは排除すべきです。（FAXなどはもってのほかです）
これら身に覚えはないですが？
一つ一つの行為は小さな事ですが、これが結構な頻度であると
時間的に非効率になったり、思考や実務が止まりプチストレスにもなります。
日々の業務棚卸しを行う中で地味に多くの時間を取られている事がわかります。
目に見えにくい、ごく普通の業務なので見過ごされがちではありますが
実は効率化の阻害要因のワーストになっています。（おじさん株式会社調べ）
先ずは身近な所から撲滅して行きましょう。
－ＰＲ－