前回は
中小企業での事務系DXが進まない要因の一つでもありました。
微妙に違う一品料理の味付けに対して型にはめる
「定食型のメニュー（定型）」の提案をしました。
複数の士業事務所のコンサルサポートを行う中
一部の電子化やPC化は進んでいるものの
断片的でチーム共有とか本質的なデジタル化業務は遅れ気味です。
一例として
PCで事務作業、オンライン専用システムを使用している。
一応、ファイル共有は行っているものの単なるファイル書庫として
雑多にメンバーで無造作に保管しているだけ。
顧客情報や業務進捗は形だけ行っているが
ほとんどが紙（手書き）情報で紙保管なので二次活用も出来ず。
スケジュール管理（Googleカレンダーなど）で共有はしているものの
進捗やタスク管理などはされていないので進捗状況はわからない
なのでお仕事はKKDで出た所勝負（KKD：感と経験と度胸）
如何ですが？自社でも心当たり無いですか？
でも安心して下さい♪
本業が忙しく専業業務ですので、
自身が教わり育った環境下で再現するのが精一杯なのも理解出来ます。
ある部分では専門家ではありますが、デジタル効率化の専門家ではありません。
そこで登場するのは第三者の効率専門家です。
多くの成功事例、失敗事例も沢山あります
一品料理（単品システム）ずつ提供するのでは無く
厳選したシステムを盛り込んだ定食型で提供します。
ここでは1番サポート実績に多い「サイボウズ」を例に
グループウエアと聞くと
- 機能も多く何から使えば？とか
- 社内にサポート出来る人がいない とか
- 使いこなせるか心配 とか
のお悩みもあろうかと思いますが、迷う事なかれ
あなたの目の前のお悩みは既に数万人規模で解決済みです。
グループウエアを例に業務を型にはめます。
①ファイル管理
これはチーム効率を行う上で1番大切な部分です。
しかし多くの会社で出来ていないのが、フォルダの作り方（ルール化）です。
これは一見簡単なようですが、実はかなりノウハウが必要です。
無造作に都度フォルダを作成すると無秩序になり
むしろ共有とは程遠い（探す行為）の散らかった書庫になります。
ここは、専門家にお任せ下さい。
業務内容を整理させて頂き、最適なフォルダ構成を決めさせていただきます。
これをしないと結果的に致命傷になります（多くが出来ていません）
②リンク集
この機能は結構便利です。特に士業業務は行政が提供する
各種申請フォーマット（雛型）や郵送送受信が多いです。
しかも、行政フォーマットは各市町村によってそれぞれバラバラです。
該当市町村によってHPリンク先を探す事が多いです（これ意外にストレス）
よく使うリンク先を一覧としてリンク集にまとめます。
初期登録はお任せ下さい♪
③プロジェクト
実はこれが一番の本丸で、チーム業務で一番大切です。
しかし、多くの小規模事務所では多能工と言われる進め方を行うケースが多いです。
（多能工：一人で複数の業務や作業を進める事）
なので、専門職のコア業務／事務作業のノンコア業務の分類や
業務をフロー単位のタスクに分けてチームプレイをしている所は少ないです。（小規模事務所の事例）
少人数事務所で回るうちは良いですが、顧客も増えて事務員も増えた場合は
今の仕事の進め方を変えねば発展はありません。
そこで行うのが、このプロジェクトです。
しかし、これを行うためには業務単位でフロー化してタスク分けしなければなりません。
多くの事務所では日々の業務に忙殺されてこの大切な部分を後回しにしています。
しかし、そこはお任せ下さい。
業務を担当からヒアリングして、フローとタスクに分けるサポートを行います。
それをフローテーマに落とし込み、その中にタスクを追加します。
そのタスクに担当、期日を入れ込み（コア／ノンコア）を明確にし
役割を決めてから業務を遂行を開始します。
それを俯瞰で見る事で全体進捗や遅れ状況が見える化して行きます。
このように先ずはこの3つをおさえて下さい。
その上でその他付随のツールの活用が良いですね。
- スケジュール管理：メンバーの状況が確認出来ます。
- ToDoリスト：個人のやるべき事を進捗と共に管理します。
- 掲示板：関係者に伝えたい内容などを共有します。
このように全部の機能を急に「全員に使いましょう」では混乱を招きますので
先ずは業務として最低限ここだけは必須（ルール化）して進めるのが効果的です。
そうして徐々に共有の大切さ便利さを感じながら
自ら積極的に関与して行く流れが良いと感じます。
最後に大切な事
ここまではシステム屋の立場からは簡単な内容ですが
はじめて経験する方には敷居も高いかも知れません。
確かにシステムを設定から運用に乗せるには多少のスキルは必要です。
しかし安心して下さい。
現在のSaaSシステムは全てクラウド対応でオンラインが可能です。
私をメンバーに入れて頂ければ、リモート設定から運用まで
サポートさせていただきます。
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