前回は士業事務所の先生や職員の方々のDXやデジタル化への「マインドチェンジ」の重要性について述べました。
が………
実はこの「マインドチェンジ」言うは易しですが一朝一夕では出来ません。
そうですよね、今まで数十年生きて来た考え方を「はい！マインドチェンジね」
と言われてもと言うのが現場の意見であり感覚です。
伝える方も気軽に「マインドチェンジ」ね「先ずはこれとこれをやっておいて」
と伝えたものの「1週間、2週間、1月たっても 音沙汰無し」
「進捗しましたか？」と確認するも「まだ進んでいません……」
オイオイ、となりますが。
これはお互いの意識や形成合意がなされて無く「表面理解」でしか無かった結果です。
これは伝える方の問題なのか？伝わる方の問題なのか？
これって、新卒新人君の教育と似ていませんか？
もっと引いて見ると教育の基本なのかもしれません。
「頭では理解しているが実務や発想が追いつかない」
こんな感じかも知れません。
教科書やマニュアル通りに教えても、経験から落とし込んだり
結果的に「これがあの時言われていた内容か」と腑落ちしてはじめて身になります。
オッと結構深い内容になってしましました。
この部分の解決策は無いものか？
ありました………ジャーン‼︎
使い古された言葉ではありますが「カリキュラム」になりそうです。
先ずはこのカリキュラムから整理します。
今回のテーマは「アナログ脳からのデジタル脳へのマインドチェンジ」とします。
そうなるとZ世代辺りは既に「デジタル脳」でそもそもアナログ脳を持ち合わせておりません。
そこには違うアプローチが必要になります。
今回のターゲットは昭和を生き抜いたアナログ世代の士業の先生や士業事務所の職員になります。
生まれながらに染み付いた「アナログ脳」をいきなりマインドチェンジと言う「デジタル脳」に
進めて行く、これは結構難儀な命題になります。
やはりここでは既出ではあります
作業効率化阻害要因 3選 「探す、調べる、転記する」
について徹底的に追求して辞めて行く事に注力して、その大切さと重要性を頭では無く理屈にまで
落とし込んで行く事をゴールに設定して見ましょう。
先ずは簡単に3選の解説を改めて
探す：
業務を行う上で意外に見過ごされるのが「探す」行為です。机上た棚の資料、PC作成資料…後で時間が出来たら整理するからと後回し。
結局時間も作れずにいつも雑多な中からの探し作業。
頭も書庫もアナログ状態、後ででは無く先にを「マインドチェンジ」して体系化する癖付が重要。
頭では理解していても後回しに……これがアナログ脳
調べる：
これも業務段階の思考を邪魔する内容です。
業務が順調に進んでいても「調べごと」があると一旦思考が停止します。調べるのネット検索などが得意であれば良いですが検索も調べるのも苦手…業務遂行が滞る。
結局、やるべき事とやらなければが混在してアナログ思考で進捗が遅れます。
策は2つ
・検索スキルを上げて行く
・業務進捗と調べるをきっちり区別して分けて置く。事前段取り
転記する：
これぞアナログ時代の残り香、昭和の良き？悪し習慣
手書き文字やFAX情報、紙の雛型フォーマット………
何しろ2次活用出来ない筆記用具が諸悪の根源です。
チームで行う事務処理を考えて見てください。
所長がお客様さまからのヒアリング面談情報を紙メモで残します。
それを受けた事務員が様々な資料に興します。
住所、氏名…諸々
多くの資料作成に手書き文字をPCで転記します。その際に入力ミスもおきますよね
すると出来上がった資料を再確認。これが一つ二つで無く数十種類
これをあまり無駄と考えずに「こう言うものだ」と理解してしまう「アナログ脳」
ここからの脱皮「デジタル脳への移行」は少し難儀です。
後々は考えずに目先の便利さで「手書きメモ」慣れ親しんだ環境からタブレット端末に入力して
気持ちはわかるがやはり「手書きが早いし便利」結局アナログ思考から脱皮出来ないのが
悲しいアナログ世代です。
これらまとめて見ますと
ポイントは「段取り8部」これに尽きます。
目先の便利や手っ取り早くが結果的に全体最適を遅らせ雑務を増やしてお仕事を遅延させる。
しかし頭では理解していても「面倒」が先に出て「マインドチェンジ」出来ない。➡︎ それが今
ここまでお話ししてはじめて理解してはいただけます。
でもいざ、はじめてみようとしても結局、染み付いた昔ながらからの脱却は出来ない。
そこでデジタルツールを導入しても、使いこなせない
こんな無限ループの繰り返しです。
この対策を行うために「カリキュラム化」を進めます。
これで多くの方々の「デジタル脳変革」が出来れば良いですが。
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