前回は議事録の時短としての生成AIの活用について書きました
個人的には生成系AIのムダ遣いと感じながらも
多くの企業(特に大手)がここに注力しているとの記事から
本当に悲しくなりましたが

それが現場で起きている事実との認識でした。
今回はこの議事録について私見を述べさせていただきます。

そもそも議事録って何?から

議事録の意味・理由は「決定事項、経緯の共有」と「備忘録」
通常の社内会議やクライアントとの会議における議事録は、 会議にて議論された内容や取り決められた
ことなどを記録し、会議の参会者や関係者などと共有することを目的としています。 また、決定事項や
どの業務を変更・改善すべきかなどを明確にすることで、情報共有した全員が把握しやすく日々の業務
に活かしやすくすることができます。

要約するとやっぱり「決定事項と経緯の共有、備忘録」ではありますが
1番重要なのは「何を誰が決定したのか?決定事項」だけでも役します。
もっと言うと、備忘録と言いますがどれだけ「過去の備忘録」を活用したか?
確かに数年に一度位は過去の情報を見る事もあるでしょう。

しかしその年に数回、そのために会議の際に1時間の備忘録作成
むしろここを変革すべきです。

極論ですが、過去の議事録を探したい場合、有ればよかったですが
なければ無いで「すいませんありませんでした」で済んじゃうかも知れません。
そう考えると、議事録自体の意義をもう少し簡便化できませんか?

既に出尽くしておりますが方法論は2つです

  • 議事録のフォーマットに箇条書きで記載
  • 個人の問題ではありますが、文書力強化(ブログかけですww)

「お仕事が忙しく」と言う人にとって
議事録などで時間をかけている可能性もあります。
AIも重要ですが先ずはそれ以前。

議事録のフォーマットに箇条書きで記載

議事録の作成フォーマット(雛型)を作っておくと便利です。
社内(部署)で統一する事で共通性も出て作成効率も爆上がり間違いないです。

「議事録ひな型」「議事録フォーマット」等でググって見て下さい沢山の事例が出て来ます。
これを使用して会議中に書き込んで会議の最後に確認(合意)するのもお勧めです。

個人の文書力強化(ブログかけですww)

これは結構深刻な問題であり「議事録=面倒」ロジックに入ります。
なので新人に「教育」とかこつけて押し付ける風潮も出て来ます。
対応策は訓練しかないですが…1番重要なのは文書力(文書を書く能力)と言うよりも
箇条書きに端的に表現する能力になります。
言いたい事だけズバッと箇条書きです。

すると伝えたい方にポイントだけ伝わり、キーワードとして脳裏や過去の履歴として残ります。

結論

議事録フォーマットを有効活用して、箇条書き文書でポイントを残す。
これで時短も可能になります。
1時間を10分に短縮目指して見ましょう、是非実践して下さい。

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