【総務の仕事を楽にするAI活用実践シリーズ第5回】管理部門で使える具体的なAI活用事例

即効性・再現性の高い業務改善15選（実践編）

以外の分野で、管理部門に効果の高いAI活用事例を紹介します。
特に「すぐできる・再現しやすい・効果が出やすい」という観点で整理しています。

① 社内案内文・通知文の作成

総務の仕事の中で意外と時間を使うのが
• 社内通知
• 案内文
• 連絡メール

例えば
・健康診断案内
・社内イベント案内
・制度変更通知

AIに「社員向けに分かりやすい案内文を書いてください」と依頼するだけで
通知文の下書きが数秒で作れます。

総務は内容確認だけで済みます。
効果目安：通知作成時間 30分 → 5分

② 社内アンケートの設計

社内アンケートを作る際
• 質問内容
• 選択肢
• 回答形式
を考えるのに時間がかかります。

AIに「社員満足度アンケートを作ってください」と依頼すると
・質問項目
・回答形式
・設問構成
を一瞬で整理できます。
これによりアンケート作成時間が大きく短縮されます。

③ 社内イベント企画案作成

社員旅行や懇親会などの企画も総務業務の一つです。
AIに「社員50人の懇親会企画案を作ってください」と依頼すると
・企画案
・タイムスケジュール
・進行案
などを整理できます。企画準備の時間が大きく減ります。

① 研修資料の作成

新人研修や社内研修では資料作成が大きな負担になります。
AIに「新人向けビジネスマナー研修の構成を作ってください」と依頼すると
・講義構成
・説明内容
・スライド案
を作れます。研修準備時間が大きく短縮されます。

② 社員面談の質問設計

1on1面談や評価面談では質問内容が重要になります。
AIに「部下との1on1面談の質問例を作ってください」と依頼すると
・仕事状況
・キャリア
・課題
などの質問を整理でき面談の質が安定します。

③ 社内ポリシー説明資料作成

副業制度、在宅勤務制度などの新制度導入時には社員向け説明資料が必要になります。
AIを使うと
・制度概要
・メリット
・注意点
を整理した資料を作れます。

① IT資産管理台帳の整理

PCやスマートフォンの管理台帳は情報整理が必要です。
AIにデータを整理させると
・一覧整理
・分類
・管理項目整理
ができます。資産管理の見える化が進みます。

② システム導入比較資料作成

新しいシステムを検討する際
・機能比較
・メリット
・デメリット
を整理する必要があります。
AIに「勤怠システム比較ポイントを整理してください」と依頼すると比較項目を整理できます。

③ ITセキュリティ教育資料

情報セキュリティ教育も重要な業務です。
AIに「社員向け情報セキュリティ注意事項を作ってください」と依頼すると
・注意点
・事例
・説明文
が整理できます。

① 経理業務チェックリスト作成

経理では
• 月次
• 四半期
• 年次
の作業があります。
AIに「月次経理業務チェックリストを作ってください」と依頼すると作業手順が整理されます。

② 社内向け経費説明資料

社員からの問い合わせが多い経費精算ルール
AIを使うと
・説明資料
・ガイド
・注意点
を簡単に作れます。

③ 支払依頼書・社内申請書の改善

多くの企業で社内申請書が分かりにくいという問題があります。
AIに「分かりやすい申請書の項目を整理してください」と依頼すると書類改善ができます。

① 仕入先評価シート作成

仕入先の評価基準を整理する際
AIを使うと
・評価項目
・採点基準
・評価表
を作れます。

② 発注仕様書の整理

設備や備品の発注では仕様書が必要です。
AIに「コピー機の発注仕様書を作ってください」と依頼すると
・必要機能
・条件
・仕様
が整理できます。

③ 価格交渉準備メモ

価格交渉では
・市場価格
・交渉ポイント
を整理する必要があります。
AIに「価格交渉のポイントを整理してください」と依頼すると交渉準備が効率化できます。

今回紹介した事例を見ると分かるように管理部門の仕事は文章と情報の仕事です。
AIは
・文章作成
・整理
・要約
が非常に得意です。
つまりAIは管理部門の“仕事の補助役”として非常に相性の良いツールです。