【総務の仕事を楽にするAI活用実践シリーズ第1回】総務の時間を取り戻す「社内問い合わせAI化」

今日から始められる3つの実践方法

総務担当者が一日に受ける問い合わせは、会社規模にもよりますが10〜50件程度と言われています。
内容は例えば次のようなものです。
• 有給休暇は何日前に申請する？
• 慶弔休暇の対象は？
• 出張精算のルールは？
• 社内申請書はどこ？
• 備品は誰に頼めばいい？

どれも数分で答えられる内容です。
しかし、この数分が積み重なると、毎日1〜2時間を消費することも珍しくありません。

しかも問題はもう一つあります。
「同じ質問が何度も来る」ということです。
ここにAIを活用すると、総務担当者の負担を大きく減らすことができます。

「よくある質問」を集める
AI導入というと難しく感じますが、最初にやることはシンプルです。
総務への問い合わせトップ20を集めることです。

例えば次のようなものです。

人事・労務
• 有給休暇の申請方法
• 慶弔休暇の対象
• 欠勤連絡の方法
• 育児休業制度
総務
• 名刺発注方法
• 備品購入
• 会議室予約
• 郵便物対応
社内ルール
• 在宅勤務ルール
• 出張精算
• 交通費申請

実際には、多くの会社で上位20の質問で問い合わせの7割を占めています。
まずはここを整理するだけでも、効率化の土台ができます。

「AI社内FAQ」を作る（最も簡単）
一番導入しやすい方法は、社内FAQとAIを組み合わせる方法です。
手順は非常にシンプルです。
① よくある質問をまとめる
例
Q：有給休暇は何日前に申請？
A：原則3日前までに勤怠システムから申請してください。

② その内容をAIに整理させる
AIに次のように依頼します。
「次の内容を社員向けの分かりやすいFAQに整理してください」すると
・読みやすい文章
・補足説明
・分かりやすい表現
に整えてくれます。

③ 社内共有ツールに掲載
例えば
• 社内ポータル
• 社内チャット
• 社内Wiki
などで公開します。

これだけでも問い合わせはかなり減ります。

社内チャットに「AI総務」を作る
最近は多くの会社で
• 社内チャット
• グループウェア
を使っています。

そこにAI総務窓口を作る方法です。
例えば「総務AIに質問してください」

という窓口を作ると、社員は
• 有給休暇は？
• 慶弔休暇は？
• 出張精算は？
と気軽に聞けます。
AIは
• 社内FAQ
• 規程
• マニュアル
を元に回答できます。

これにより簡単な質問はAIが対応するようになります。

社内規程を「AIが読める形」にする
実は多くの会社で社内規程が活用されていません。

理由は簡単です。
• PDFで読みにくい
• 内容が難しい
• どこに何が書いてあるか分からない
AIはここで非常に強い力を発揮します。

例えば「就業規則を社員向けに説明してください」とAIに依頼すると
• 分かりやすい要約
• FAQ形式
• 社員向け説明
を作ることができます。
つまり規程が「使える情報」に変わります。

AI導入というと
• システム導入
• IT投資
• 専門知識
が必要と思われがちです。
しかし総務業務では小さく始める方が成功します。

例えば最初は問い合わせトップ10だけ整理でも十分です。
それだけでも問い合わせの3〜4割は減ります。

総務担当者は、つい「聞かれたら答える」という対応を続けてしまいます。
しかし本来の仕事は
• 会社を円滑に回すこと
• 仕組みを整えること
• 働きやすい環境を作ること

AIは総務担当者を「問い合わせ対応」から解放するツールとも言えます。

次回の記事では入退社手続きの効率化について紹介します。
実はここも、多くの企業で
• 手続き漏れ
• 確認作業
• 属人化
が発生している分野です。

AIとチェックリストを組み合わせると、作業時間を半分以下にした事例も出ています。
現場でそのまま使える形で紹介していきます。