電子帳簿保存法の流れや、印鑑認証の形骸化などを経て
デジタル文書類の電子承認（デジタル認証）の仕組みが賑やかになって来ています。
そこで「電子契約書系SaaS」の評価を行いながら
具体的な運用面から抽出された課題について明らかにしてシステム導入の参考にして行きます。
電子契約システムとは、インターネット上でPDFなどの電子文書ファイルを用いて
契約締結するシステムをいいます。紙の契約書で用いられてきた署名押印に代わり
電子署名とタイムスタンプを用いることでなりすましや改ざんの防止が可能です。
政府や関係省庁をはじめ、流通・小売業、建設業、製造業、不動産業、個人事業主
などBtoBからBtoCまで幅広い業界で導入が進んでいます。
製品選択から試用を経て運用まで
製品選択
様々なメーカーより提供されています。
選択に非常に迷いますが、まちの総務的選択時のセオリーを活用して
- 実績多くメジャーな製品
- コスパ（一次費用か案件毎費用かでランニングコストが違って来る）
- メーカーサポート（Webチャットが有れば尚よし）
以上の条件から「まちの総務」的選択は
「Freeeサイン」https://www.ninja-sign.com/
を第一選定して評価。
この手の仕組み自体は機能的には結構シンプルなので、各社特色は出しにくいでしょう。
なのであまり機能面ではこだわる必要は無いと思います。
（各社基本機能は網羅しているでしょう）
試用評価した感想
運用面での変更事項
- 契約書のフォーマットを変更する必要あり 署名押印部分を電子承認と変更
- 「2部の押印承認後にお互いで保管する」コメントの削除
ポジティブ意見
- 発行する側が多少の手間はかかるが、運用に乗ればかなりの合理化効果は見込める。
- 事前調整は今まで通りに運用で承認業務に特化すると進めやすい（システムに強依存しない）
- クラウド保管のために紙保存の必要が無い（紙での保存も可能）
ネガティブ意見
- 相手先企業の調整、社印（印影）不要の理解が得られるか？
- クラウド型システムを許容出来るか（中堅以上の社内調整が難しい）
- 相手先企業の担当者の運用が変わるので許容出来るか（一社の希望を聞き入れるか）
運用面で調整すべき内容
- 電子契約書事のファイル命名規約（ルール化）
- クラウド上保存先の明確化
- 相手先企業の承認ルールの明確化調整
- 相手先企業への説明資料提出（業務フロー）
- 発行側（自社内）の運用取り決めルール化
懸念事項
・相手先の企業規模にもよりますが
中小企業では比較的、判断決済者がシンプル（主に経営者）なので調整は早いですが
中堅以上の大手になると関係部署も多くなりコンプラやセキュリティの関係で
IT部門や法務部門調整にもなり調整に時間がかかる、面倒と断られる可能性大
・制度的に古い価値観で紙にハンコで押印したものが契約書という概念から脱皮できず
反対勢力も一定数いる。（理論や理屈では動かない層）
・PDFへのタイムスタンプ（認証）のイメージが出来ない
・変化を望まない一定数の反対勢力
さてさて、これらの調整をくじけないで粛々と進められるか？
これからが勝負です、是非見守りくださいね。
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