「ひとり総務」の悩みから始める業務改革の第一歩
～まちの総務が支援する、現場に寄り添う効率化ステップ～

「まちの総務」では、日々さまざまな企業さまのサポートを行っています。
その中で、再現性の高い成功事例や、他の企業でもすぐに活用できるノウハウを共有することで
少しでも「全体最適」のお手伝いができればと考えています。

■今回のご相談事例

従業員数約70名、機械金属加工業の企業さま。
総務業務を一人で担っているご担当者から、こんなお悩みを伺いました。

「業務量が多すぎて、毎日ストレスです」

  • 人事から銀行対応、庶務、社員対応、クレーム処理…
  • 内外からの問い合わせ、突然のトラブル対応も日常茶飯事
  • 本来は改善したいのに、業務に追われて手を付けられない

このような声に、心当たりのある方も多いのではないでしょうか？
今、同じように多くの中小企業で「ひとり総務」が限界を迎えています。

それでも世の中では「DX化」「リスキリング」「効率化」が叫ばれる――。
現場からは「言うのは簡単、現実はそんなに甘くない」といった声も多く聞かれます。

■解決に向けた第一ステップ：「業務棚卸し」から始める

まず行うのは、担当者が日々こなしている業務の棚卸しです。

＜ステップ1：業務を“見える化”する＞

• すべての業務をリストアップ（箇条書きでOK）
• 以下の3つに分類します
　1. 経営に直結する業務（お金・機密に関わるもの）
　2. ルーティン業務（他の人でも代替できる業務）
　3. 属人的な業務（担当者固有の知識・判断が必要な業務）

分類ができたら、優先度や締切の厳しさ順に並べ直します。
これにより、今まで気づかなかった「業務の重さ」が浮き彫りになります。

＜ステップ2：スケジュールの再設計＞

次に、日々の業務を「定型業務」と「非定型（突発）業務」に分けます。
• 定型業務：決まった時間に終わらせるように時間制限を設ける（例：午前中で完了）
• 非定型業務：定型が終わった時間にまとめて対応
• 緊急の場合は時間配分を柔軟に調整

この「時間の見える化」で、日々の業務に余白が生まれ、対応の優先順位も立てやすくなります。

■第二ステップ：「業務の再配置」と交渉術

棚卸しで見えた業務をさらに深掘りし、「コア業務」と「ノンコア業務」に分けます。
• コア業務：あなたでなければできない、重要な業務
• ノンコア業務：他の人に任せられる業務（代替・外注可能）

感覚的に、6〜7割はノンコア業務であることが多いです。
ここからが第二ステップの本番、「社内交渉」です。

＜ステップ3：経営層への提案＞

ノンコア業務を他の部署・外部パートナーに分散させるため、上司や経営者に提案を行います。

このとき重要なのは、「その時間をどう活かすか？」をセットで伝えること。
• 自分の負担軽減だけでなく、その分で何を生み出すか
• DXやリスキリングへの時間投資、戦略的な業務へのシフト

これが、「便利屋」から「戦略総務」への第一歩です。

■まとめ：変革は自分から始まる

ここまでのステップを進める中で、実は一番大きな変化が起きているのはあなた自身かもしれません。
• 与えられた仕事をこなす「受け身の総務」から
• 主体的に提案し、動く「能動的な戦略総務」へ

これこそが、まさにリスキリングの第一歩であり、DXの入り口です。

すぐに環境が変わるわけではないかもしれません。
でも、あなたが動けば、周囲も少しずつ変わっていきます。
まずは、「業務の棚卸し」から一歩を踏み出してみてください。