まちの総務として進めております。
業務の効率化を目標に、共通業務の統合化を目指して企業が横串を入れて
協業するスタイルを推奨中でございます。
その実現に向けて丁寧に解説させていただきます。
第一弾としまして
先ずは「プログラムの民主化①バックオフィスSYS各社オリジナルの不要論」についての解説です。
各社オリジナルの不要論？
各社オリジナルの不要論とは？について解説します。
大前提としては各社大小規模にに関わらず行っておりますバックオフィス系業務に
限定してお話を進めます。
例に示します
勤怠管理からの給与計算処理
大手企業などでは社員も多いので自動化システムやアウトソーシングなどを活用していると思いますが。
数十人から百人規模の場合は自社内でオリジナルのExcelなどで運用している会社もあります。
各企業、少ない人数で、SaaSシステム活用している所もあるでしょう。
同様の仕事を手入力で行ったりアイディアを出して効率化している方もいるでしょう。
独自運用行っている担当者にお話を伺いますと
「弊社は特殊な内容なので汎用化は難しいです」とお話をされる方もいらっしゃいます。
会社が出来てから何十年と繰り返されて来て、多少の運用の違いはあれど
サラリーマンとして既定の時間で働き、その時間対価としての給与計算処理です。
貴社の「特殊内容は本当に特殊ですか？」
本当に貴社の「特殊内容は本当に特殊ですか？」と言う問いかけです。
仮に、その特殊を少し柔らか頭に変えてみれば、全体最適はできませんか？
と言うのがこの章での進め方になります。
契約して働いた時間や日数に対しての対価としての支給があり
時間外や休日出勤、夜勤手当等の係数計算や諸手当プラスして
その他、税金や保険類、その他をマイナスする事でお支払額が決まって来ると思います。
「支給分-差引分＝支払額」極論としてこれ以上でも以下でも無いと思います。
受発注伝票などの出納管理も同様かと思います。
多少の違いは見積り、請求書フォーマットが違う等では無いでしょうか？
何が言いたいかと申しますと
同様の業務について各社オリジナルの運用が必要ですか？と言う問いかけですが
逆を返しますと「各社の担当者は、同様の業務について他社の方がどのように進めているか
知っていますか？」この辺がポイントになります。
これは閉ざされた会社の中では、中々他社の情報は入って来ませんし知る術もありません。
たまに見かけるのがメーカーが宣伝する事例程度です。
これはバックオフィス系業務の全般に言える事です。
出張旅費精算、購買管理、労務管理、会計処理、まだまだあると思います。
まちの総務的発想ですが、担当は各社同様のお仕事をしながらも社内では孤立です。
他の担当がどのような仕組みを使ったり効率化しているのか？知る余地もありません。
先ずは仕組み化の前に「担当者がこの状況を知る事」このような
コミュニティ作りが重要かと考えております。
メーカー製品の売込み以前に「現場把握」が先決で
担当者が気軽に投稿出来るような「意見交換の場」が必要と考えます。
先ずは「弊社は特殊だ」と言う部分から解きほぐして行きたいですね。
自社のこだわりでのオリジナルは技術や製品に活かして
バックオフィス系は共通の方向に持って行き全体最適が出来る環境作りを目指しませんか？
その結果、人材不足、属人化、継承制課題についての解決も見えて来ると思います。
