「中小企業の業務効率化のカギは「グループウエア」ですが帯に短し襷に・・・」
で前振りしました。

ワークフローシステムに付きまして掘り下げて行きます。

ワークフローシステムとは、電子化された申請書や通知書をあらかじめ決められた作業手順(決裁ルート)に従い、集配信する(デリバリーする)、決裁処理を行うこと。 稟議・報告書・届出申請の承認手続きを電子化して、スピード向上、業務効率化、内部統制強化を図る機能である。

一般的な電子承認回覧システム(ワークフローシステム)は
決裁ルート:通常経路、条件分岐、代行依頼、差し戻し、却下等のルールをあらかじめ設定して回覧承認を行う。

しかしながら、多くの失敗するケースを見て来ました。
・組織変更の対応が手間
・パーケージ仕様で応用が効かない(他システムとの連携が不可)
・多くの部門が絡むために、調整が大変(担当は苦情処理係となる)

そこで

大掛りなワークフローでは無く、中小企業の身の丈に合った特化型「ワークフロー」
過去の経験から学んだ究極?のシンプル版「ワークフローシステム」の紹介です。

先ずは機能図から見て下さい。
機能をシンプルに絞るためにケース分けします。

 

Case1:自部署&事務局 2ヵ所申請(経費を伴わない申請) 例:従業員カード変更届、保養所の申込
Case2:自部署&事務局 2ヵ所申請(経費を伴う申請) 例:備品の注文
Case3:自部署&複数部署申請 例:稟議書、ISO関連文書
【システム内容】
Case1,2に付いてシステム化を検討、Case3は処理の複雑さや、対面説明等の重要性も加味して現状の運用で対応
顔を見て、様子を伺いながら(笑)コミュニケーションを取りながら運用した方が良い事も有ります。

今回の対象はCase1、2を狙い、シンプルに中小企業がメインターゲットです。

細かな仕組みを説明すると長くなるのでポイントを整理します。

一般的なワークフローは承認経路をあらかじめ設定し、メール連絡や申請者、承認者専用画面(ログイン)にて承認回覧を行う仕組みで、職制表に則りあらかじめ設定ルールや部署、役職を登録しておきます。

今回のシンプル版「ワークフローシステム」はこの部分を大幅に割愛しました(汗;;

クリックで大きな画面が確認出来ます

承認者のセキュリティー(ログイン)の代わりに、申請IDに付き「URLチケット」を発行します。
この「URLチケット」を承認者にメールするだけです。
承認者はこの専用「URLチケット」をクリックして該当の申請内容を確認し「承認」するだけです。

ココがポイントです。
面倒な個人管理のログイン画面を排除し「URLチケット」と言うワンタイムの承認画面を提供し承認を促す仕組みです。

承認後に台帳に残りますので、決済事務局はこの台帳画面だけを確認して処理「未」⇒「済」に処理するだけです。

この様な「台帳:ハブ」に対して、部署間の小さな「承認」の輪を残して行くだけです。
何となくわかりましたか?

何が凄いかと言いますと(自画自賛)
・スモールスタートが可能になります
・協力体制の取れる部署からの導入も可能です
・トライ&エラーも可能なので試行錯誤しながら進めます
・専任の運用管理者は不要です。台帳を管理する担当がいればOKです。

働き方改革の一環で企業内での「ワークフロー」システムを検討されている方は
是非ご相談下さい。