「俯瞰思考でDXを推進しましょう」とお話しする中
お客様から「俯瞰思考は分かった、でもDXと私の直近の仕事が結びつかない」
とお叱りのお言葉を頂きました。
ケーススタディ内容
とある製造業のお客様様です。
日々、B2Bのお客様から注文が入ります、それも結構な量（件数）です。
あるお客様からはFAXで、あるお客様からはPDFの添付メールで
それを受けた、事務担当者が現場に指示するためにExcelに手入力で台帳化
毎日、数百件以上の情報を様々な企業から受けて入力しています。
注文が入り納期もあるので時間的制約もあり、現場作業に直結するのでミスも許さずです。
ここでの問題です。
何をサポートすれば、この方の業務は改善出来そうですか？
ヒント①は俯瞰思考で源流に立ち返るです
ヒント②は上長も巻き込むです。
DX目線での俯瞰的思考からの回答例です。
問題を因数分解して見ます。
・そもそものデータ量（受注量）が多い
・顧客レベルにより注文書がFAX、PDF添付メール…様々
・顧客は比較的新規では無く、数は多いが固定客
課題も分析して見ます。
・手入力なのでミスも誘発する可能が高い
・大事なお仕事なのに現場の事務担当個人の責任が重い
・Excel側の対応が属人化しており難しい
以上を踏まえて、仮説を立てて見ます。
・FAX送付企業とPDF送付企業の割合や件数は明確か？
・PDFやFAXでは無く直にデータファイルでの送付は出来ないのか？
仮説に対しての担当者弁です
・FAX送付企業とPDF送付企業の割合や件数は明確か？
→「そこまではしていないので分かりません」
・PDFやFAXでは無く直にデータファイルでの送付は出来ないのか？
→昔、上長から先方に聞いてもらったが、担当に出来ないと言われた
ここからが第三者の出番になります。
第一Step：現場把握のためのデータ分析
FAX送付企業とPDF送付企業の割合や件数は明確か？
直近（約半年）位のデータを頂き、層別して見ます。
・取引（受注量）の多い企業でソート
・その企業別にデータ入手方法の紐付け
これは法則的なお話しにもなりますが結構精度が高い内容です。
「上位20%の会社が、取引量の80%を占めている」と言うパレートの法則です。
そこから導き出して見ると、上位20%の会社が約80%の受注をしていると言う事実に行き着きます。
（検証して見てください）
そうなると、上位20%（100社あれば20社）を改善対象とします。
第二Step：改めて相手企業に交渉です（経営層の出番）
PDFやFAXでは無く直にデータファイルでの送付は出来ないのか？
→昔、上長から先方に聞いてもらったが、担当に出来ないと言われた
これは過去のお話しかもしれません、もっと言うと担当者同士の相談だったかも知れません。
取引量が多いと言う事はもしかして相手側も少しは電子化（デジタル化）が以前より進んでいる
可能性もあります。
※流石にこの量を管理している企業でFAX送付は少ないでしょう。
PDFで送付して来ると言う事は、その前に電子化情報がありそれを担当者がPDF変換して
送っている可能性もあります。
以上を加味して、先方と交渉してもらうは事務担当では無く課長以上（規模により経営者）同士で
交渉してもらいます。
「PDF送付では転記ミスも誘発するので直にExcel等の電子データで送って下さい」
相手先もよっぽど頑固で無ければ許容してくれると思います。
電子データの方が先方（客先担当者）の一手間も減り、受けての手入力作業がコピペになり
入手ミスも激減します。そのための確認作業も減ります。
いかがですか？こんなに上手くいくか？と言われそうですが…
ここでのポイントを整理します。
- 思い込みの情報では無く事実に基づいたデータを提示する
- 全部の最適化を目指さず先ずは大きな部分から全体最適を目指す
- 上長や経営層を巻き込み、データ（事実）を元に交渉していただく（絶対重要）
以上を元に先ずは約80%の受注データの手入力が無くなり
ミス確認のストレスから解放されませんか？
これだけでも簡単だと思われ軽く見られている事務仕事にも付加価値が付きます。
その後はシステム化（B2BWeb受発注システム等）で直に顧客側から自動で発注して決済まで
行う仕組みまで昇華出来れば最高です。
ここまで出来て初めてDX改革になりそうです。
いかがですか？これはフィクションではありません。
非常に小さな事案かも知れませんが、DXの本質はデータ分析（ビッグデータ）からの
関係者を巻き込んだ全体最適化になりそうです。
こんな内容でも多くの方が救われる事を願ってやみません。
「あなたの困ったはすでに解決出来る誰かがいます」by まちの総務