「転記撲滅キャンペーン」その③ 目的は書類作成？データ活用？そこを明確に

事務作業の極致「転記作業」の撲滅を目指して
シリーズ記事にしていますが

この章では

見積り請求書をExcel／wordで作るのでは無く、Webシステムを活用して紙情報とデータを
並行で作り先方と共有する。
「紙で保管する分とデータ2次活用を並行で行う仕組みで進める」について掘り下げます。

企業規模や案件規模によっても違いますが
多くの中小企業では出納書類（見積り請求書）は都度PCで作成しているケースが多いと思います。
（弊社も同様です）

社内のフォーマット（雛型）を作成して
Word又はExcel等で作る。

これは紙印刷をベースに作った昔ながらの方法です。（PC導入前からの方法）
このWord orExcelで作成するのでは無く
データから帳簿を作成するSaaSシステムに置き換えを行います。

このようなWebシステムは多数の会社から無償／有償で提供されています。
これらにシステムの特徴は、先ずは見積り請求書に必要なデータを
Webシステム上に入力する事で自動的にフォーマットに即した画面が生成され
印刷やメール送付を実現します。

端的に言いますと
紙印刷ありきでは無くデータが中心でフォーマット（雛型）に合わせて印刷もできます
データでも活用できるので転記は行わずに「コピペ」や直にシステム変換もできるので
2次活用が可能なように設計されています。

これを各社一斉に使って行けば出納書類に関しては「転記撲滅」が進む訳です。
絶対に使わない手はありません。次の課題としては

この部分の考察です。
出納書類を作成するためのシステムとして多くのメーカーから提供されています。
行っている内容は、決められたデータを入力すると見積り請求書のフォーマットに
合わせて出力をする内容です。

なので非常にシンプルですが、各社それぞれ特徴や差別化を出すために
ちょっとずつ変えて来ているので利用者は選択に迷います。

そこで数社選んで評価して最良を見つけ出します。
選択肢①：

私の回答は特化した専用システムを推奨します。
理由は、企業それぞれの状況で既に会計システムを導入しているケースもあります。
そこに対しては会計システムからの置換は非常にハードルが高いです。
会計システム未導入の場合は会計情報統合型システムの選択肢もありです………が

専用システムを選択する大きな理由として
データの標準化と言う問題があります。
各社で販売している会計情報統合型システムは一社単体で使う分には最良ですが
各社を交えた汎用性と言う意味ではデータフォーマット（独自）が足枷になる可能性があります。

理想は各社協力して同一のデータフォーマットになれば
データの受渡がメーカーが違っても可能になりますが
現状ではメーカー間で微妙にフォーマットが違うので足並みが揃いません。

で有れば、最後の手段として
弊社がオリジナルでデータフォーマットを開示して
専用のWebシステムを作成してはどうだろうか？

もちろん作成は可能です、Webアプリにしますので
会計情報システムを導入未導入関係ありませ。
フォーマットさえ合わせておけば、
会計情報システムにデータを入れ込むことも可能です。

なので他社の会計システムに依存しないで済みます。
専用に特化することで設計自体もシンプルになります。
既に多くのシステム屋が販売していますこの分野に
後発で乗り込むのが良いか、どこかと組んで流用していくのが良いか

ここは悩み所です。
GoogleやMicrosoft、Kintone辺りで流用出来れば良いですが
単体メーカーに依存する事無く汎用的に活用出来る仕組みを考えて行きたいです。

何かこの辺のアイデアお持ちの方、是非ご相談させてください。
この分野をハックしましょう。

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